إن نظام إدارة الأداء هو نظام يتم من خلاله إدارة وتقييم أداء الموظفين؛ اعتماداً على ميثاق أداء يتم تحديده مسبقاً، ويتكون من مجموعة من الأهداف والسلوكيات المطلوب الوصول إليها. وتهدف عملية نظام إدارة الأداء إلى خلق بيئة عمل تُمكٍن العاملين من الاستفادة المثلي من إمكانياتهم وقدراتهم، كما تعد الأداة الرئيسية التي من خلالها يتمكن المديرون من إبلاغ الموظفين بالأهداف المطلوبة منهم بالإضافة إلى التغذية الراجعة عن أدائهم في تلك الأهداف. ويتمثل الهدف الرئيسي لنظام إدارة الأداء في تحسين مساهمة كل موظف في إنجاز الأهداف الإستراتيجية للمنظمة.
هناك أربعة فروق جوهرية بين نظام إدارة الأداء"، و"تقييم الأداء" كالتالي: أولا: "نظام إدارة الأداء": وهو عملية مستمرة من تحديد أهداف وقياس أداء الموظفين في ضوء هذه الأهداف، ثم العمل علي تحسين أدائهم؛ اعتماداً على نتيجة قياس أدائهم. أما "تقييم الأداء" فهى أداة فقط لقياس أداء الموظفين. ثانيا: "نظام إدارة الأداء": وهو يُدار بواسطة رؤساء الأقسام والمديرين، أما "تقييم الأداء" فيُدار بواسطة إدارة الموارد البشرية. ثالثا: نظام إدارة الأداء": يدار كعملية مستمرة، بينما تقييم الأداء فيتم عادة مرة واحدة نهاية العام. وأخيراً: "نظام إدارة الأداء": يوفر تغذية راجعة من المديرين للموظفين عن مستوى أدائهم، في حين أن "تقييم الأداء" يفتقد لمثل هذه التغذية الراجعة ويوفر فقط تقييم نقاط القوة والضعف للموظف.
وتتمثل دورة إدارة الأداء الوظيفي في 6 خطوات. تبدأ بتخطيط الأهداف والجدارات للموظف بواسطة المدير، بعد ذلك يتم مراجعة نصف سنوية للأداء في ضوء ما تم تخطيطه، ثم تتم مناقشة نصف سنوية لمدي التقدم نحو إنجاز الأهداف، ويعقب ذلك التقييم النهائي للأداء في نهاية العام، ويلي ذلك مناقشة نهائية لمدى التقدم نحو إنجاز الأهداف، وأخيراً يتم تشكيل لجنة لإدارة الأداء تقوم بتحليل نتائج أداء الموظفين ويتم تقرير كيف يتم التعامل مع أصحاب الأداء العالي ونظرائهم ذوي الأداء المتدني من خلال الحوافز والجزاءات.
وختاماً، يمكن تبسيط العلاقة بين نظام إدارة الأداء وإستراتيجية المنظمة في 4 خطوات. تبدأ بوضع الإستراتيجية على مستوى المنظمة، ثم يتم توزيع مهام الإستراتيجية على مستوى الإدارات المختلفة كل فيما يخص طبيعة عمله، وفي ضوء المهام الإستراتيجية تقوم كل إدارة بالمساهمة في إعداد أو مراجعة بطاقات الوصف الوظيفي لوظائفها التي ستُمكٍنها من إنجاز المهام الإستراتيجية المذكورة، وتنتهي بإعداد مواثيق الأداء لكل موظف في ضوء بطاقة الوصف الوظيفي الخاصة به وكذا المهام الإستراتيجية المطلوبة من إدارته.