​

يُعنى الجانب الرابع من الجوانب المعرفية لإدارة المشروعات بإدارة تكلفة المشروع، ويتألف من عدة عمليات تتوزع على مراحل المشروع، وينتج عنها ميزانية المشروع. ويساعد التحديد الدقيق لتكلفة المشروع في مرحلة التخطيط في تجنب الزيادات غير المتوقعة؛ لأنه من المهم أن تتوافق تكلفة المشروع مع العائد الاستثماري المحدد له.

وميزانية المشروع هي عملية تقدير لتكلفة المشروع من خلال التنبؤ بالموارد اللازمة لتنفيذه، وتحديد تكلفتها، والوقت الذي نحتاج فيه هذه الموارد، والتنبؤ بأثر تضخم الأسعار، والتنبؤ بالمخاطر المحتملة وغير المحتملة التي ستواجه المشروع أثناء تنفيذه.

وتتكون ميزانية المشروع (Cost Budget) من مكونَيْن رئيسَيْن، المكون الأول: تكلفة خط الأساس (Cost Baseline) الذي يتكون من شقين، أحدهما تقديرات التكلفة (Cost Estimate)، والآخر تكلفة احتياطي الطوارئ (Contingency Reserve)؛ الذي يضعه مدير المشروع للمخاطر المُعَرَّفة التي سبق رصدها وتحليلها ووضع خطة استجابة للتعامل معها. أما المكون الثاني فهو تكلفة احتياطي الإدارة (Management Reserve) الذي يُعنى بالمخاطر غير المُعَرَّفة التي يوضع لها مبلغ تقديري من الإدارة، ولا يمكن لمدير المشروع التصرف فيه إلا بموافقتها.

ويمكن تمثيل ميزانية المشروع بشكل أوضح وأيسر، كما يلي:

• Cost Budget = Cost Baseline + Management Reserve.
• Cost Baseline = Cost Estimate + Contingency Reserve.
• Cost Estimate = sum of costs for work packages or activities.

ويتم إعداد التكلفة التقديرية لميزانية المشروع (Cost Estimate) بطرق عديدة، إحداها طريقة إعداد التكلفة التقديرية من أسفل إلى أعلى؛ لأنها تعتمد على تجزئة هيكل العمل (WBS) الذي يقوم في الأساس على تقسيم المشروع إلى مهمات، والمهمة إلى حزم عمل، وحزمة العمل إلى وحدات عمل، ووحدة العمل إلى أنشطة. وعند الوصول إلى الجزء الأولي (وهو النشاط) يتم تحديد الوقت اللازم والموارد البشرية اللازمة والمواد المطلوبة لتنفيذه، وتكاليف هذه الموارد مجتمعة هي التكلفة التقديرية لهذا النشاط، ثم يُعاد تجميع تكاليف الأنشطة ووحدات العمل وحزم العمل والمهمات من مستوى إلى مستوى أعلى حتى نصل إلى التكلفة التقديرية الإجمالية للمشروع. ومن إيجابيات هذه الطريقة أنها أكثر دقة؛ وذلك لأن الأشخاص المعنيين في مواقع العمل هم أقدر على تحديد احتياجاتهم الفعلية من غيرهم. كذلك شمولها الموظفين في المستويات الدنيا، وهو ما يساعد على زيادة التزامهم وارتباطهم بتنفيذ هذه الميزانية؛ لأنهم شاركوا في إعدادها. كما أن هذه الطريقة تُستخدم كأداة تدريبية لمختلف المستويات الإدارية لإعداد الميزانيات وزيادة الخبرات العملية للمشاركين في إعدادها. ويعتمد إعداد التكلفة التقديرية لميزانيات المشروعات على مجموعة من العوامل، مثل: «حجم المشروع، وتنوع المشروع، ونمط الإدارة في المشروع، والثقافة السائدة في المشروع».

وبما أن التكلفة والنطاق والوقت أضلاع «مثلث المشروع»، التي على ضوئها يتحدد تحقيق أهداف المشروع من عدمه؛ لذا ينبغي لمدير المشروع مراقبة سيره بشكل دوري؛ لضمان تنفيذ المهام في وقتها، وفق النطاق المحدد، وبالتكلفة المقدرة، وبالجودة المطلوبة. وهناك العديد من الأدوات التي يستطيع مدير المشروع من خلالها، معرفة التدفقات المالية في المشروع، وتحديد ما إذا كان المشروع قد استهلك تكلفة أكثر أو أقل من التقديرات في الميزانية–وهي تُعالَج بطلبات التغيير–أو أن المشروع يسير وفق ما خُطِّطَ له.

​​