ازداد استخدام الباحثين والمنظمات الحكومية للبيانات الإدارية؛ لفهم آليات تنفيذ الخدمات والبرامج التي تقدمها هذه المنظمات، وازداد الاهتمام والدور الذي تلعبه؛ لعدة عوامل أهمها: وجود أدوات تحليل بيانات أكثر قوة وأسهل من حيث إمكانية الوصول اليها، واستخدام أدوات صنع القرار التي تعتمد على البيانات في إدارة البرامج والخدمات، ويعتمد الزخم وراء استخدام المزيد من البيانات الإدارية على الأعمال الحديثة المعنية بفهم آليات السياسة العامة على نحو أفضل. ويلاحظ أن من أهم العوائق المتعلقة بمساهمة البيانات في عمليات صنع القرارات، القيود التي تمنع الاستدلال الصحيح، وذلك لأسباب مختلفة أهمها:

• ألا تسفر أنظمة البيانات التي لم يتم تصميمها في البداية لغرض قياس الأداء عن بيانات إدارية تحتوي على معلومات دقيقة حول الأهداف الرئيسة للأداء أو النتائج.

• قد لا يتم التحقق من المعلومات الموجودة في ملفات البيانات الإدارية بانتظام للتأكد من دقتها او اتساقها.

• قيود تتعلق بمجموعات وفترات محددة.

ويبدو أن العقبات التي تعترض استخدام البيانات من خلال مشاركة هذه البيانات للاستفادة منها للتوصل إلى حلول قابلة للتطبيق تنعكس على وضع السياسات، وهناك الكثير من الحالات التي تدل على وجود قيود عليها أو استخدامها داخل المنظمات العامة، وأحيانًا لا تقوم هذه المنظمات بمشاركة البيانات بسهولة؛ وربما يعود ذلك إلى عوامل: الخصوصية والأمان، وغياب المعرَفات مما يؤدي إلى تعقيد عمليات ربط ملفات البيانات داخل المنظمة نفسها.

وقد يكون تحليل البيانات الإدارية أمرًا مرهقًا، ويتطلب أعدادًا كبيرًا قبل أن تكون جاهزة للبحث، ويمكن أن تكون طريقة جمع البيانات غير واضحة بشكل جيد.

ويبرز بشكل واضح التساؤلات التالية: ما التحديات التي تواجه ربط البيانات الإدارية والتوفيق بينها؟ واستراتيجيات التعامل مع هذه التحديات؟ وكيفية إنشاء شراكات بين مسؤولي البيانات والمستخدمين؟ وكيفية بناء تعاون بين الباحثين ومسؤولي المنظمات العامة على المستوى الدولي أو المحلي لضمان أن هذه البيانات التي يتم جمعها مفيدة لمقدمي البيانات والباحثين؟

ويبرز من بين أهم تطبيقات البيانات الإدارية أنها عادة ما تكون لأغراض التقارير الإلزامية والدورية، وإدارة الأداء، ومراقبة الجودة، إضافة إلى التقارير المقررة من جانب الحكومة، وقد تستخدم بعض المنظمات بيانات لإكمال التقارير المطلوبة للحكومة، وتقارير مخصصة لبعض المنظمات التنفيذية او التشريعية.

وهناك العديد من التحديات التي تعوق تعزيز القدرة على استخدام البيانات وتحليلها، وتتمثل في الآتي:

1- وجود تباين واضح في توفير الموظفين للمنظمات العامة والقدرة التحليلية التي تتمتع بها، وقد يكون هؤلاء عبارة عن فرق صغيرة تتناول قضايا بحثية، وبناء قواعد بيانات، وتصميم قياسات الأداء ولديها الخبرة والأدوات اللازمة لاستخدام التقنيات الإحصائية المتقدمة لتقييم نتائج البرامج.

2- وقد يقوم بعض الإداريين بإعداد التقارير أو تحليل البيانات الخاصة بهم؛ اعتمادًا على مهاراتهم او ميولهم الشخصية.

3- وربما تفتقر بعض المنظمات العامة إلى موظفين مختصين بإدارة البيانات وحفظها؛ مما يؤدي إلى أن يتحمل كاهلها موظفو تقنية المعلومات الذين يدعمون جميع إدارات المنظمات العديدة؛ مما يؤدي إلى أن تكون هذه البيانات عرضة إلى أن تصبح ثانوية وغير مهمة لموظفي المنظمة.

4- ويوجد تباين واضح في رغبة الحكومات في دعم القدرات التحليلية مع مرور الوقت، إلا أنه من الملاحظ ازدياد قدرة بعض الموظفين التحليلية في الآونة الأخيرة؛ مما يتسق مع زيادة استخدام البيانات الإدارية، إضافة إلى وجود تحديات تتعلق في تعيين الموظفين المؤهلين ذوي المهارات الملائمة.

ويلاحظ الاتجاه في السنوات الأخيرة إلى وجود بعض الانخفاض في قدرة المنظمات العامة على تحليل البيانات؛ بسبب تقليل الموازنات ونقص عدد الموظفين مما يجعلها في موقف صعب من ناحية الوفاء باحتياجات إعداد التقارير فيها، وعدم القدرة على أداء العمل بالاحتياجات التحليلية المتقدمة. لذلك لابد من وجود التزام مالي وإداري ثابت من جانب الحكومة؛ للحفاظ على البيانات الإدارية أو نشرها، ولا يمكن التعامل معها عرضًا؛ نتيجة عدم الالتزام المالي غير المستمر من جانب الإدارة المالية أو التنفيذية مما يفقدها فعاليتها بدرجة كبيرة، وربما تتدهور جودتها إذا لم يكن تحليل البيانات مستمرًا.