يرى الكثير من خبراء الإدارة أن نجاح المنظمات المعاصرة يرجع إلى قدرتها على إدارة المخاطر الفعالة في المشاريع بشكل فعّال ما يلبي توقعات العملاء ويحقق الأهداف المرجوة.
لقد أصبح المشروع وسيلة لتحقيق غاية ورؤية المنظمات، ولذلك تُعتبر إدارة المشاريع من أحد أهم المحاور، وتبرز بالتالي أهمية تفعيل إدارة المخاطر لتقليل المخاطر المتوقعة الداخلية والخارجية، وتحسين الفرص والتقليل من الأثار السلبية من أجل إنجاح المشروع.
ولذلك يجب ضمان التمويل المستدام وتقديم الدعم الكافي من قبل المديرين المعنيين الذين يمكنهم قيادة فرق العمل بفعالية لتحقيق نتائج ناجحة.
ولكن كيف يمكن اختيار المدير الفعّال؟
يكون ذلك من خلال القدرة المتمثلة بشخصيته القيادية في التعامل والتواصل الحثيث مع فريق العمل وقدرته في التعامل مع الأزمات والنظر في المخاطر المحتملة.
فعندما يتم تفعيل إدارة المخاطر خلال المشروع تكون حالات الإخفاق أقل بكثير مما يساعد على ضمان ارتفاع معدّل نجاح واستكمال المشروع بشكل آمن.
من ناحية أخرى، تسمح إدارة المخاطر الفعّالة للمؤسسة بتحديد المخاطر الداخلية والخارجية، إضافة إلى تحديد نقاط القوة والضعف في المشروع إلى جانب الفرص والتهديدات المحتملة. ويتعلق هذا الأمر بالتخطيط لأحداث غير متوقعة حيث يجب أن تكون الإدارة جاهزة للاستجابة بسرعة. وعليه، فإنَّ السؤال المطروح هو كيف يمكن ضمان نجاح المشروع؟ للإجابة على هذا السؤال ، يجب على المنظّمات محاولة تجنب مضاعفة المخاطر التي وقعت فعلياً وإيجاد حلول موائمة لضمان نجاح المشروع والأخذ بعين الاعتبار والاهتمام بالعوامل التالية (القيادة، والتخطيط، والاتصالات، والعمل الجماعي، والتقييم).
القيادة
يمكن للقادة الفاعلين التعرّف على الدور المهم لإدارة المخاطر، وينعكس هذا الدور في تحقيق الأهداف التي تعد جزءًا حيويًا من الأهداف الاستراتيجية للمنظمة. إنّ الفاعلية ببساطة تحدِّد إلى أي مدى تحقق أهدافها، وبالتالي، تعكس الإدارة الفعّالة للمخاطر مدى قدرة القادة على التعامل مع المخاطر المحتملة لتحقيق الأهداف بأقل خسارة. في الواقع، علينا أن ندرك أنّ البيئة المحيطة مليئة بالمخاطر (مثل المخاطر المالية والبيئية والاجتماعية والثقافية) ، في حين تستطيع المنظمة إدارة بعضها فإن عليها التكيف مع بعضها الآخر. وبالتالي، يجب على القادة – لضمان إدارة المخاطر في المؤسسة بفاعلية- أن يكونوا مبدعين وأن يفكروا بشكل غير مألوف.
التخطيط
نجاح المشروع هو نتيجة لمجموعة من الخطط التي تمت إدارتها بشكل صحيح وتتضمن هذه الخطط بشكل أساسي المخاطر المتوقعة، واحتمال حدوثها، والتأثير المحتمل على العمليات، والإجراءات المقترحة للتعامل معها. وبمجرد قيام المنظمة بعصف ذهني لجميع المخاطر التي يمكن أن تؤثِّر على مشروعها؛ فستظهر بعض المخاطر التي يمكن أن يكون لها تأثير أكبر من غيرها على مسار عمليات المشروع. كما يكون للأحداث ذات المخاطر المنخفضة تأثير ضئيل أو ربما لا تأثير لها على التكلفة والجدول الزمني والإنتاجية. في حين أن المخاطر المعتدلة تسبب بعض الزيادات في التكلفة أو تعطيل الجدول الزمني أو انخفاض في الإنتاجية في المقابل، ومن المرجح أن تتسبب الأحداث عالية المخاطر في زيادة كبيرة في التكلفة والنفقات، وعرقلة الجدول الزمني، ومشاكل في الإنتاجية إذا لم تنخفض حدة المخاطر.
الاتصال
هناك قضية أخرى مهمة يجب أخذها بعين الاعتبار وهي كيفية ضمان التواصل الفعّال مع أصحاب المصلحة. الاتصال الأفقي والعمودي في المنظمة يعطي المدير الفعاّل القدرة على التواصل لتحقيق رؤية المؤسسة أولاً، ثم يسعى جاهداً لجعل الصورة الكبيرة أكثر وضوحاً أمام أصحاب المصلحة في المشروع. يُحدّد الاتصال توقعات الأفراد الذين يقدموا التمويل ويتأثرون بالنتائج. كما يضمن الاتصال الفعال تحرك المشروع بسلاسة وثبات حيث ينتقل من خطوة إلى التالية دون تشتيت. من خلال توضيح المخاطر المحتملة وتجنبها، والتعامل معها مبكراً، فإن المنظمة يمكنها إعطاء الثقة لموظفيها للاستجابة والتعامل بشكل فعاّل عند ظهور المخاطر، ويكون تدخل المنظمة تدخلا ًداعماً لسلامتها والعاملين فيها من أية مخاطر محتملة.
عندما لا يولي أعضاء الإدارة العليا اهتماماً كافياً لإدارة المخاطر، تتعرض المشاريع للاضطرابات وتصبح مهددة بالفشل.
التقييم
تعتبر التغذية الراجعة من العميل الداخلي والخارجي أمر مهم لضمان نجاح المشروع في المضي قدماً بالخطة الموضوعة واستكمال الإنجازات. حيث يمكن تحقيق ذلك من خلال تقييم مراحل المشروع بأكمله من مرحلة المبادرة إلى مرحلة الإغلاق. لتقييم نجاح إكمال المشروع ، يجب على المنظمة التي تضع نفسها على أفضل مستوى ممارسة، أن تقيّم تأثير أنشطتها على سير المشروع والعمل على الحد من مضاعفات أي مخاطر واستغلال الفرص التي تعزز من نقاط القوة في المشروع.