تعتمد رؤية المنظمات على مجموعة من الأهداف الاستراتيجية التي يتم تحقيقها عن طريق بعض البرامج. ولقد بات متابعة أداء تلك الاهداف والبرامج أمر هام للتأكد من ضمان السير في الاتجاه الصحيح نحو تنفيذها. ولتحقيق ذلك هناك حاجة إلى موافقة الأنشطة للأهداف الاستراتيجية وتحويل المعلومات المرتبطة بتلك الأنشطة إلى صورة رقمية تكون قابلة للقياس. من خلال نتائج القياس يستطيع صناع القرار كشف نقاط القوة والضعف وتحديد الأولويات والسيطرة على المشاكل قبل حدوثها وتحديد ما يجب عليهم فعله في الوقت المناسب. مؤشرات الأداء هي الأداة الفاعلة التي تمكن المنظمات من قياس ومتابعة إنجاز أهدافها وبرامجها في ضوء رؤيتها.
يعرف كلُ من كابلن ونورتون مؤشرات الأداء الرئيسية بأنها وسائل لقياس الأداء أو التقدم تجاه تحقيق أهداف المنظمة. وتتمثل الأنواع الرئيسية لمؤشرات الأداء في مؤشرات استراتيجية، ومؤشرات تشغيلية. فالأولى تكون مبنية على النتيجة وتقيس الأداء على المستوى الاستراتيجي وتقيس التقدم المحرز باتجاه تحقيق الهدف الاستراتيجي بعيد المدى. أما المؤشرات التشغيلية فتكون على مستوي الأهداف التشغيلية وتقيس النتائج النهائية للأنشطة التنفيذية على المدى القصير. على سبيل المثال، توفر نسبة النمو في الإيرادات والعائد على الاستثمار أمثلة على مؤشرات الأداء الاستراتيجية. كما يوفر معدل إنتاجية الموظف ونسبة التسرب الوظيفي للعاملين ونسبة رضا الموظفين وابتكار الموظف أمثلة على مؤشرات الأداء التشغيلية بإدارة الموارد البشرية. توفر نتائج متابعة الأداء لمؤشرات الاداء توصيفا لما يعتبر أداء مناسبا أو غير مناسبا في ضوء أهداف ورؤية المنظمة.
هناك خصائص رئيسية لمؤشرات الأداء الجيدة، أولاً أن تكون متوافقة مع رؤية المنظمة ونابعة من أهدافها الاستراتيجية. ثانياً أن يتم اختيارها بمشاركة العاملين ممن لهم علاقة بتحقيقها داخل المنظمة. ثالثاً أن تكون واقعية وفى حدود إمكانيات المنظمة. رابعاً أن تكون محددة بدقة وتكون شاملة للأداء والعمليات بالمنظمة. خامساً أن تكون قابلة للقياس. وأخيراً أن يتم تقويمها بصفة دورية. توفر مؤشرات الأداء الجيدة مرجعية مناسبة لقرارات الإدارة العليا بشأن اتخاذ قرارات تصحيحية وتحفيزية ووقائية في أوقاتها المناسبة.
يتم وضع مؤشرات الأداء اعتمادا على مجموعة من الخطوات الاستراتيجية للمنظمة. أولاً يتم تحليل للبيئتين الخارجية والداخلية للمنظمة للتوصل إلى الفرص والتهديدات ونقاط القوة ونقاط الضعف. بعد ذلك يتم تحديد رسالة المنظمة والتي تحدد الغرض الأساسي للمنظمة والمستفيدين منها وكيفية خدمة هؤلاء المستفيدين. ثم يتم تحديد رؤية المنظمة والتي تحدد الوجهة الاخيرة التي تريد المنظمة الوصول إليها بعد عدد محدد من السنوات. بعد ذلك يتم وضع الأهداف الاستراتيجية للمنظمة واللازمة لإدراك الرؤية. ثم يتم رسم السيناريوهات المحتملة للاستراتيجية اللازمة لإنجاز الأهداف الاستراتيجية واختيار أفضل سيناريو للاستراتيجية. أخيراً واعتماداً على الأهداف الاستراتيجية واستراتيجية المنظمة يتم تحديد مؤشرات للأداء ووضع مستهدفات لها ومتابعة أداء المنظمة المرتبط بتلك المؤشرات من خلال مسئولين عن تلك المؤشرات. في ضوء نتائج الأداء بالمؤشرات يتم رفع التوصيات المختلفة للإدارة العليا لاتخاذ القرارات المناسبة التي تدعم السير في الاتجاه الصحيح نحو تحقيق أهداف واستراتيجية ورؤية المنظمة.