تسويف مهام العمل من الظواهر السلبية التي تنتشر بين بعض الموظفين، والتي تلقي بظلالها وتداعياتها على أدائهم، وعلى الأداء العام للمنظمات؛ فالتسويف في حد ذاته أمر سلبي، والأكثر إشكالية هو أنه سيصبح بمرور الأيام وتراكم إنجاز هذه المهام تسويفً مزمناً، ومشكلة معقدة تحتاج إلى جهود كبيرة لحلها، وستتسبب في مشكلات أخرى عديدة. لذلك اهتم الخبراء والأكاديميون، ومن أبرزهم "برايان تريسي"، بوضع الحلول لتفادي هذه الظاهرة، من خلال طرح عدد من الأفكار والوصفات والمقترحات التي نسلط الضوء عليها في السطور القادمة.
التهام الضفادع
ينصح برايان تريسي من خلال كتابه "ابدأ بالأهم ولو كان صعباً: التهم ذلك الضفدع"، بأن يتعامل الموظفون مع إنجاز مهام أعمالهم كمن يجب عليه التهام الضفادع صباح كل يوم؛ إذ عليه ألا يفكر طويلاً ويقف مكتوف الأيدي طويلاً أمام إنجاز هذه المهام، وليبدأ بأهمها ولو كانت صعبة، كأنه يلتهم ضفدعاً أو أكثر حتى يظل باقي اليوم صافي الذهن وبلا أعباء نفسية.
فباستخدام فلسفة "التهام الضفدع" التي تقوم على تحديد ومعالجة تلك المهام الأكثر صعوبة وغير المحببة؛ سيتعلم الموظف كيف يخطط يومه ويحدد الأولويات ويبدأ في إنجاز المهام على الفور لينتهي منها بأسرع وقت؟
الكفاية المفروضة
وفي هذا الصدد تبرز منصة الكتب العالمية في سياق إشارتها لكتاب "تريسي" أنه يجب تطبيق قانون الكفاية المفروضة، والذي ينص على أنه لا يوجد الوقت الكافي لفعل كل شيء، لكن هناك دائماً وقت كافٍ لفعل الشيء المهم. فأنت واجبك أن تتعرف على هذه الأعمال المهمة بالنسبة لك وتنطلق فيها دون توقف. كذلك ضع بعين الاعتبار نتائج الأمور، فأهم مهامك وأولاها هي التي لها نتائج حقيقية جدية. فركز عليها قبل كل شيء.
10 أشياء مهمة
وطبقاً لما يذكره موقع "Atamayuze"؛ فإن كتاب "تريسي" المذكور يتطرق إلى 10 أشياء مهمة لتنظيم الوقت والقضاء على التسويف، كالتالي:
- هيئ طاولتك: فلابد أولا أن تقرر ماذا تريد أن تكون، وتتحلى في ذلك بقدر من الصراحة والوضوح، ثم تحديد وكتابة أهدافك على الورق قبل البدء.
- خطط لكل يوم مسبقاً: من خلال وضع قائمة المهام اليومية وتذكر دائما هذه القاعدة: "كل دقيقة تمضيها في التخطيط يمكن أن توفر من 5 إلى 10 دقائق عند التنفيذ".
- طبق قاعدة 20 من 80 في كل شيء: تنص هذه القاعدة على أن 80% من إنجازاتك وثمار عملك هي ناتجة عن 20% فقط من أنواع نشاطاتك؛ فركز على هذه الـ 20% من النشاطات.
- انظر دائماً إلى النتائج: فأولى مهماتك وأهمها التي لها نتائج حقيقية جدية؛ فركز عليها قبل كل شيء.
- مارس طريقة (أ-ب-ج-د): وذلك بمراعاة ترتيب الأولويات حسب الأهمية أثناء وضع البرنامج اليومي وتصنيف المهام، بدءاً بالأهم، فالمهم.
- ركز على المواقع ذات النتائج الأساسية: وحدد مفتاحاً لمهارة واحدة إذا أديتها بشكل جيد؛ يمكن أن تساعدك في عملك.
- اتبع قانون الكفاية المفروضة: ينص هذا القانون على أهم أدوات التفكير القوية للنجاح وهي قدرتك على الفصل بين أولوية وأخرى، فواجبك أن تعرف هذه الأعمال المهمة بالنسبة لك والشروع في إنجازها دون توقف.
- استعد تماماً قبل البدء: قم بتنظيف وتهيئة مكتبك ليكون جاهزاً للعمل، واجعل مراجعك وحاسبك الشخصي وكل ما تحتاج إليه قريباً منك، فكلما كانت بيئة عملك نظيفة ومرتبة؛ شعرت بأنك أكثر إيجابية وإنتاجاً وثقة.
- قم بأداء واجباتك المنزلية: إن أداء واجبك المنزلي هو من أهم مبادئ الإنتاج الشخصية على الإطلاق، وكلما كنت حريصاً على فعل الأفضل دائماً؛ كلما استطعت إنجازه في وقت أقل.
- ابحث عن قدراتك الخاصة ونمها: فكر جيداً في مواهبك ومهاراتك وحدد الأشياء التي تؤديها بشكل جيد، ولو كانت بسيطة، وابدأ بها؛ فتلك الأشياء إذا قمت بتنميتها يمكن أن تحدث تغييراً حقيقياً.
8 أفكار
وتحدد صحيفة الخليج 8 أفكار لتعزيز محاربة التسويف ومستوى إنتاجيتك، وهي:
- ترتيب وتنظيم مكان عملك.
- قم بتجزئة العمل على فترات.
- حدد مواعيد نهائية للمشاريع.
- اطلب الدعم من أصدقائك.
- ابدأ بالمهام الصعبة أو التي تكرهها.
- تغلب على مخاوفك.
- لا تضع لنفسك مهام مستحيلة.
- اكتب أهدافك.
التسويف المزمن والمماطلة
وتوضح "كلوديا هاموند"-من خلال موقع "BBC NEWS عربي"-أنه بالرغم من أننا جميعا نُسوف قليلا في القيام بواجباتنا، فإن الأمر لا يتحول إلى مشكلة سوى عندما يصبح جزءاً من نمط مزمن وسائد، يجعلنا نختار إرجاء إنجاز هذه المهام، رغم العواقب التي ستترتب على تفويتنا المواعيد النهائية المحددة لنا لإكمالها. كما أن التسويف المستمر ربما يضر بصحتك، إذ يجعلك فريسة لضغوط بعيدة المدى، تحملك على أن تُرجئ ممارسة التدريبات البدنية مثلا أو تناول طعام صحي بشكل أكبر، أو حتى التوجه إلى الطبيب؛ عندما تشعر بأعراض مرضية. لذلك تطرح "هاموند" تصورها المتعلق بالتقليل من التسويف والمماطلة من خلال الخبراء والبحوث والدراسات النفسية، حيث تحدد 8 طرق كالآتي:
- لا تعتمد على قوة إرادتك وحدها لتحفيزك على إنجاز أعمالك: فقد أظهرت دراسات أجراها "إيان تايلور"-باحث في مجال علم النفس الرياضي ويجري أبحاثاً حول الدوافع وعوامل التحفيز-أن الناس يفترضون غالباً أن قوة الإرادة هي الحل لمشكلة التسويف والمماطلة. لكن "تايلور" ذكر قبل ذلك لـ"بي بي سي" أن قوة الإرادة تمثل أحد أنواع الدوافع، لكنها ليست أفضلها. فإذا تصورت أن الدافع يشبه الوقود الذي يوصلك إلى النتيجة التي تنشدها، فعليك إدراك أن بعض أنواع الوقود ذات جودة عالية، بينما تتسم الأنواع الأخرى بتدني الجودة.
- انظر إلى إيجابيات المهمة التي تواصل إرجاء الشروع فيها: من بين الطرق التي يمكنك من خلالها تحديد ما إذا كنت مصاباً بالتسويف المزمن من عدمه، هو أن تسأل نفسك ما إذا كنت تحجم عن أداء المهمة الموكلة إليك؛ لأنك تخشى من الفشل أم لا. هنا يمكننا الاستعانة برأي "فوشيا سيرويس"-باحثة في جامعة شيفيلد-والتي عكفت لمدة 15 عاماً على إجراء دراسات بشأن التسويف والمماطلة. ووجدت "سيرويس" من خلال أبحاثها تلك، أن المشكلة في هذا الشأن لا ترتبط ببساطة بالكسل أو الفشل في الاستفادة من الوقت، وإنما تتعلق بمشكلات في تنظيم المشاعر والعواطف. ويمكن أن يساعدك التركيز على الإيجابيات الكامنة في المهمة المنوط بك إنجازها، على التعامل مع مثل هذه المشاعر.
- خطط مسبقاً: هناك استراتيجية نفسية تُعرف بـ"ماذا لو"، تقوم على تحضيرك مسبقا، بدائل يمكنك اللجوء إليها لمواجهة هذه الأسباب والإغراءات المحتملة. وتجدر الإشارة إلى أن عالم نفس أمريكي يُدعى "بيتر غولويتزر" قام بمراجعة 94 دراسة أُجريت على أناس يتبنون هذه الاستراتيجية؛ وجد أن فرص التزامهم بتحقيق أهدافهم تزيد بواقع مرتين إلى ثلاث، عن أولئك الذين لم يتبعوها.
- قلل المجهود المبذول لإنجاز المهام المنوطة بك: إن اللجوء لما يُعرف بـ"هندسة الاختيار" يسهم في أن تُسهِّل على نفسك-بقدر ما تستطيع-مسألة الشروع في أداء مهمة ما. كذلك ينبغي عليك في الوقت نفسه، أن تُبعد عنك كل عوامل الإلهاء وتشتيت الانتباه.
- كافئ نفسك: تروق المماطلة والتسويف للمرء، لما يترتب عليهما من مكافأة فورية له؛ إذ أن إرجاءه الانخراط في أداء مهمة شائكة وصعبة، سيجعله يتجنب الشعور بأي أحاسيس سلبية قد تترتب على ذلك. ولهذا، تحتاج لمواجهة ذلك، مكافآت بديلة تحظى بها؛ إذا أقدمت على العمل ولم تُتجنب الشروع فيه. وقد أظهرت دراسة حديثة أُجريت في جامعة "كورنيل" الأمريكية أن نيل مكافأة فورية يحفزك على بذل جهد يفوق ما يمكن أن تبذله؛ إذا كان عليك الانتظار لكي تحظى بهذه المكافأة في نهاية المطاف.
- تبنَ رؤية أكثر واقعية لشخصيتك في المستقبل: يميل معظمنا للاعتقاد بأنه سيكون لدينا وقت أطول في المستقبل؛ إذ نعتقد بتفاؤل أننا سنصبح أكثر تنظيما وحيوية، وسنعيش حياة لا تشوبها شائبة ولا تشهد أي أخطاء. لكن ذلك لن يحدث بطبيعة الحال، وهو السبب الذي يجعلنا غالباً ما نقلل من الوقت المتوقع لإنجاز مهمة ما، وهو ما يُعرف باسم "خطأ التخطيط". إننا بحاجة لتجنب بلورة تصورات غير واقعية، عما سنصبح عليه في المستقبل. وما لم نفعل ذلك؛ فسنجعل أنفسنا فريسة جاهزة لمشاعر الإحباط وخيبة الأمل، وللميل نحو مزيد من التسويف والمماطلة كذلك. وقد أكدت الدراسة التي أجرتها الباحثة "فوشيا سيرويس" ذلك، إذ قالت إننا نتصور أننا "سنكون في المستقبل أبطالا خارقين".
- كن أكثر رأفة بنفسك: ربما تبدو نصيحة مثل هذه آخر شيء يمكن للمرء أن يحتاجه، إذا كان يتسكع على الإنترنت لنصف يومه، في الوقت الذي يتعين عليه فيه الانهماك في العمل. رغم ذلك، فقد تبين أن مقدار التعاطف مع النفس لدى من يماطلون ويسوفون في أداء مهامهم، يقل عن المعدل المتوسط. وهو ما يعني أن هؤلاء يتعاملون مع أنفسهم بقسوة، وهو ما لا يؤدي إلى أي نتائج إيجابية على صعيد دفعهم للتخلي عن عادة المماطلة هذه.
تحدث عن نفسك بالطريقة الصحيحة: من المهم إيضاح أنه حتى التفاصيل الصغيرة، يمكن أن تُحدِثُ فارقاً، مثل اللغة التي يستخدمها كل منّا في الحديث عن نفسه، فمثلاً وأنت تتحدث عما تود القيام به؛ تحدث باستخدام الأسماء بدلاً من الأفعال؛ لأن من شأن ذلك أنك تكون قد صنفت نفسك ضمن مَن أدوا هذا الفعل أو السلوك، وهو ما يشير إلى أن تصويرنا أنفسنا على أننا ننتمي إلى فئة بعينها من الناس، وهو ما يمكن أن يؤثر في سلوكنا الفعلي.