التخطيط هو الوسيلة الفعالة لتحقيق التنمية الاقتصادية والاجتماعية بالسرعة اللازمة وفي الاتجاهات المطلوبة؛ بهدف تحقيق وضع أفضل للمنظمات، والتي تأخذ بنظام التخطيط لإزالة الكثير من السلبيات التي تعوق مسيرة تطورها، ومن أكثر التعريفات التي قدمت للتخطيط شيوعاً في المؤلفات الإدارية ذلك الذي قال به "هنري فايول": (التخطيط هو التنبؤ بما سيكون عليه المستقبل مع الاستعداد لهذا المستقبل).
ويمكن التمييز في نشاط المنظمات بشأن التخطيط بين 3 أمور هي: دراسة الحاضر وتحليله، والتوقع أو التنبؤ بالتطورات المحتملة، وتحضير البرامج أو الخطط.
إن أي قرار إداري-بغض النظر عن موضوعه-يتطلب بالضرورة أن يسبقه العلم بالوقائع وتحليلها على نحو سليم، وإذا كان ذلك يصدق بالنسبة للقرارات الفردية الإدارية فإنه يصدق من باب أولى بالنسبة للخطة العامة، وما تتضمنه من أنشطة متنوعة. والأخطاء التي يقع فيها النشاط الإداري؛ ترجع في أغلب الحالات إلى أن المنظمة لم تُحط بالواقع على حقيقته.
وبالنسبة للوسائل التي تحصل عن طريقها المنظمات على المعلومات المتنوعة التي تلزم لنشاطها، فإنه يمكن التمييز بين عدد من المصادر. فهناك الاتصال الشخصي بين المسئول أو رؤساء الإدارات وسائر من يلتقون بهم خلال عملهم اليومي، غير أنه مهما كانت أهمية هذه المعلومات فإنها لا تكفي بالطبع لتوضيح الصورة، خاصة الكثير يدلون بمعلومات تخدم مصالحهم وتبرر الطريقة التي يرغبون في اقناع الإدارة العامة للمنظمة باتخاذها، ومن ثم فإنهم يميلون بالضرورة عن قصد أو بغير قصد إلى حذف أية معلومات من شأنها ألا تخدم وجهات نظرهم ومطالبهم؛ ولذا يتعين على صانع ومتخذ القرار السعي للحصول على المعلومات والإلمام بالواقع من مصادره المباشرة.
كذلك تحرص المنظمات على متابعة ما يطرأ من تغيرات ورصد أية تفاعلات عن طريق إدارة الإحصاء، وبعض المنظمات لا تكتفي بما تحصل عليه من معلومات واحصاءات بجهودها الذاتية، إنما تعتمد أحياناً على تكليف بعض المكاتب والمؤسسات الخاصة ببعض الدراسات لحسابها، وخاصة في هذه المجالات التي تتطلب درجة عالية من التخصص العلمي أو الفني. كما يواكب ذلك أيضاً إجراء استطلاع للرأي العام؛ لتقديم ولتقييم ردود فعله تجاه خطط المنظمة وتطلعاتها.
إن ملاحظة وتحليل الوقائع لا يكون لها مغزى أو جدوى إلا بالقدر الذي يسهم به هذا التحليل في إنارة وكشف المستقبل القريب منه والبعيد. فالمنظمة لا يمكنها أن تتصرف على وجه سليم؛ من غير توقع لما سيسفر عنه المستقبل، ومحاولة تصور التطورات المحتملة في الوسط الذي تديره.
وقد أصبح من الشائع ألا تكشف المنظمات بصورة متزايدة بحساب وتقدير المهام التي ستقوم بها خلال 5 أو 10 أو 20 عاماً، والنتائج التي يمكن أن تترتب على ذلك؛ وما يستتبعه كل ذلك من تعديل الهيكل وأساليب العمل والإدارة.
لا شك في أن جمع المعلومات سواء تعلقت بالماضي أو الحاضر أو المستقبل القريب أو البعيد له فائدته وجدواه بالنسبة للمنظمات؛ بقدر ما يتيح لها اتخاذ القرارات الدورية ومعرفتها أفضل طريقة للعمل، لكن مجرد الإلمام بالحاضر وتوقع المستقبل لا يكفي لوجود خطة؛ إنما ينبغي للمنظمة أن تسعى لخلق التناسق والانسجام بين الأهداف والوسائل. فالتخطيط لا يتحقق عندما يقتصر عمل الإدارة على التوقع السلبي لتطور سير الأحداث ومتابعتها، بل إن التخطيط السليم يستند إلى جمع المعلومات عن الماضي والحاضر والتنبؤ بالمستقبل، ومقارنة ذلك مع الآمال والتطلعات.