Sign In
التحسين المستمر ضرورة لا رفاهية
37
 

جاءت نظرية التحسين المستمر أو ما يسمى بمفهوم "كايزن" لدى اليابانيين، عن طريق طرح أفكار مبسطة جداً تقوم على التحسين المستمر، والتي من شأنها إحداث تغيير بطيء في العمل شريطة أن يكون مستمراً، أي القيام بعمل شيء قليل بطريقة أفضل كل يوم، وذلك عن طريق محاولة جعل العمل اليومي أكثر تبسيطاً من خلال دراسته ومن ثم القيام بالتحسين عن طريق التخلص من الهدر.

إن كل عمل ينفذ يمكن تحسينه، وكل عملية تتم حالياً لابد وأنها تحتوي على هدر من أي نوع سواء مادي أو معنوي أو فكري... وغيره، والتقليل من هذا الهدر ينتج عنه قيمة مضافة للعملية والمستفيد معاً، ففكرة التحسين المستمر أي "كايزن" تعد فكرة للتخلص من الهدر (Waste) في العمليات وهي المحور الرئيسي للتغيير.

مفهوم التحسين المستمر

            هو فلسفة إدارية تهدف إلى العمل على تطوير العمليات والأنشطة المتعلقة بالآلات والمواد والأفراد وطرق الإنتاج بشكل مستمر، حيث تبقى المنظمات بكافة أنواعها وعلى اختلاف أهدافها بحاجة إلى هذا التحسين في عملها بصورة دائمة ومستمرة.

خصائص التحسين المستمر

  1. ليس له نهاية، فهو عملية مستمرة ما دامت المنظمة قائمة.
  2. تشمل هذه العملية جميع إدارات وأقسام وأنشطة المنظمة.
  3. تحتاج إلى جهود جميع من يعمل في المنظمة.
  4. لا يتوقف التحسين المستمر على عدم وجود أخطاء.
  5. القضاء على الأخطاء تماماً وعدم الاكتفاء بتصحيحها.
  6. ليست عملية عشوائية.
  7. عملية التحسين المستمر لا تعني الترميم، فإذا حدث كسر في شيء ما، لا نقوم بإصلاحه، بل نستبدله بشيء جديد متطور.
  8. عملية تحدث من خلال عمليات تنظيم وترتيب للوقت.
  9. هذه العملية تعمل بموجب استغلال لقدرات ومواهب العاملين ومشاركتهم في عملية التحسين.

فوائد التحسين المستمر

  1. خفض كبير ومذهل في المصروفات المباشرة.
  2. خفض في ساعات العمل المطلوبة لتنفيذ العمليات الت يتم تحسينها.
  3. تغييرات جوهرية في ثقافة العمل بالمنظمة، حيث يبدأ الموظفون بالتركيز على احتياجات المستفيدين.
  4. مراجعة الأساليب القائمة والبحث عن طرق أفضل لأداء الأعمال.
  5. تطوير قدرات الموظفين ومهاراتهم؛ نتيجة مشاركتهم في فرق التحسين المختلفة، كإدارة الاجتماعات، ومهارات الاتصال، والإلقاء، والتفكير الإبداعي، والعمل الجماعي، وحل المشاكل، وغير ذلك.

إجراءات التحسين المستمر

  1. تخطيط التحسين عن طريق تحديد متطلباته المادية والبشرية على شكل خطة عمل.
  2. توفير الدعم الدائم والمستمر الذي لا يتوقف من قبل الإدارة العليا.
  3. تشكيل لجنة عليا لتنسيق عمليات التحسين المستمر في المنظمة.
  4. تشكيل فرق التحسين المستمر وتحديد سلطاتها ومسؤولياتها.
  5. جعل قنوات الاتصال مفتوحة أمام كل من يعمل في مجال التحسين المستمر.
  6. التحفيز الدائم والتواصل للعنصر البشري في المنظمة.

 

تطبيق أسلوب التحسين المستمر: يمكن أن تتبع الأساليب التالية:

  1. طرح أسئلة صغيرة؛ من أجل تبديد الخوف واستلهام الابداع.
  2. التدبر في أفكار صغيرة؛ لاكتساب عادات ومهارات جديدة.
  3. تبني أفعال صغيرة؛ من شأنها ضمان النجاح المؤكد.
  4. حل المشكلات الصغيرة في البدايات قد يعين عن حل مشكلات أكبر.
  5. منح المكافآت الصغيرة للآخرين يؤدي إلى احراز أفضل النتائج.
  6. إدراك اللحظات الصغيرة الحاسمة المؤثرة التي لا تخطر ببال الآخرين.

آلية تنفيذ التحسين المستمر: يمكن اتباع الآلية التالية في أجل تنفيذ آلية التحسين المستمر:

  1. تحدد كل إدارة المجالات التي تريد تطويرها وتحسينها ضمن خطتها السنوية.
  2. يقوم مدير الإدارة باختيار مدير العملية الذي سيتولى الإشراف على فريق التحسين.
  3. يقوم مدير العملية باختيار قائد الفريق وترشيحه للتدريب.
  4. يقوم قائد الفريق باختيار أعضاء الفريق الذي سيعملون معه بالتنسيق مع مدير العملية.
  5. يقوم فريق العمل بالاجتماع بمعدل ساعتين في الأسبوع لمدة 3 أشهر كحد أقصى وذلك للخروج بتوصيات لتحسين العملية المعنية.
  6. يتبع الفريق منهجية مكونة من المراحل الرئيسية التالية:
  • تحديد النواحي التي تحتاج إلى التحسين.
  • التحليل والقياس للوضع الحالي.
  • البحث عن حلول وابتكارات للتحسين.
  • التنفيذ والمتابعة.
  • قياس النتائج والتقويم.
  • إضفاء الصفة الرسمية على التغييرات التي تنفذ.​
التعليقات (0)
أضف تعليق



جميع الحقوق محفوظة: معهد الإدارة العامة