- منصة Yammer شبكة داخلية للتواصل الاجتماعي تربط الموظفين والقادة وتسهل التواصل بينهم
- 4 إستراتيجيات للتواصل الداخلي في المنظمات والجمع بينها يعزز كفاءتها
- وزارة الخدمة المدنية تصدر الدليل الإرشادي للتواصل الداخلي لتيسير التفاعل بين الموظفين
- منصور العتيبي: مهم لتحقيق الرضا الوظيفي وزيادة الولاء والانتماء للمنظمة وضمان مشاركة الموظفين في صنع القرار
لم يعد التواصل الداخلي وظيفة مهملة أو فرعية داخل المنظمة، بل أصبح يمارس أدواراً مهمة في مختلفة منظمات القطاعين الحكومي والخاص؛ لما له من أهمية في بناء وتنمية العلاقات بين الموظفين وتلبية حاجاتهم المختلفة وتحقيق الولاء والانتماء للمنظمة. في هذا التقرير نتعرف على أدوار التواصل الداخلي المهمة، ومكانته في الأجهزة الحكومية في المملكة.
تحدٍ حقيقي
تعددت الدراسات في مجال الاتصال المؤسسي، وكثرت الأبحاث في كيفية تحسين التواصل الداخلي، إضافة إلى طرق استخدام أدوات التواصل، وكيفية اختيار قنوات الاتصال المناسبة. وعلى الرغم من هذا الزخم كله؛ لا يزال هناك تحدٍ حقيقي يواجه المؤسسات، ويتمثل في التواصل الداخلي بين وحدات العمل بأشكالها المختلفة، ومدى فعالية هذا التواصل. ووفقاً لمجلة "هارفارد بيزنس ريفيو"؛ هناك العديد من التعريفات الخاصة بالتواصل الداخلي، وجميعها تشترك في فكرة أن الغاية الأسمى للتواصل الداخلي هو مساعدة المؤسسة على تحقيق أهدافها بكفاءة وفعالية، وذلك من خلال زيادة الثقة بين الموظفين وإعدادهم لتقبل التغييرات الجديدة. ومن المفترض أن يتحقق ذلك بعدة طرق، كالتواصل الشفهي والمكتوب، والتواصل الرسمي وغير الرسمي، والتواصل المباشر وغير المباشر، بالإضافة إلى تقسيمات أخرى كالتواصل الشخصي أو الجماعي أو المؤسسي أو حتى التواصل حسب المحتوى.
وهناك 4 إستراتيجيات تتعلق بالتواصل الداخلي-وفقاً للمجلة-إذ تقوم المؤسسات باتباعها لبناء المعرفة التنظيمية، وهذه الإستراتيجيات هي: إستراتيجية التواصل الداخلي المدعمة بالوثائق الرسمية، وإستراتيجية التواصل الداخلي المعتمدة على الشبكات التكنولوجية، وإستراتيجية التواصل الداخلي المعتمدة على الاشراك المجتمعي، وأخيراً إستراتيجية التواصل الداخلي المنتجة للمعرفة، حيث تختار المؤسسة الإستراتيجية الأنسب للتطبيق حسب حجمها وطبيعة نشاطها، وفي بعض الحالات تقوم بالجمع بين أكثر من إستراتيجية في آنٍ واحد.
وقد تنبهت المؤسسات-بحسب مجلة "هارفارد بيزنس ريفيو"-إلى أهمية التواصل الداخلي؛ فمعظم المؤسسات الكبيرة تقوم بتطوير سياسة للاتصال، وبعضها يخصص إستراتيجية لذلك، كما بادرت بعض الحكومات إلى نشر أدلة موحدة للتواصل المؤسسي، وعهدت إلى الجهات الحكومية تطبيقها والعمل بمقتضاها. بالإضافة إلى ظهور العديد من الجوائز الخاصة بالتواصل الداخلي في عدد من الدول حول العالم، كالجائزة الوطنية الصادرة عن معهد الاتصال الداخلي في المملكة المتحدة، وجائزة الجمعية الأوروبية للتواصل الداخلي، كما أن بعضها على مستوى المنطقة العربية كجائزة الشارقة للاتصال الحكومي. إلى جانب ذلك، أفردت العديد من جوائز التميز المؤسسي جوائز فرعية تخص الأداء المتميز في التواصل الداخلي.
منصة Yammer
وإذا كانت الشبكات الاجتماعية العامة مثل "فيسبوك" و"تويتر" تسمح بالتواصل بين الموظفين خارج نطاق العمل بسهولة وفعالية لتحقيق التواصل الفعال بينهم؛ فقد نشأت شبكات اجتماعية داخلية لتحقيق التواصل الداخلي للمنظمات، ومن أهم هذه الشبكات منصة Yammer، والتي نشأت عام 2008م. فهذه المنصة تساعد على تحسين المشاركة مع كل فرد في المؤسسة من خلال شبكات التواصل الاجتماعي. ويمكن تعزيز التواصل لتكوين ثقافة تتسم بالشفافية مع الحفاظ على إبقاء الجميع على اطلاع، ابتداءً من القادة وحتى الموظفين والمضي قدماً جنباً إلى جنب. كما يمكن بناء مجتمعات ذات اهتمامات مشتركة لجمع الأفراد معاً حول مواضيع أو اهتمامات أو أنشطة مشتركة. وتسمح المنصة بإمكانية جمع الأفكار والتعليقات من شبكة الزملاء بالكامل للاستفادة من أعمال الآخرين وتحقيق نتائج أفضل.
وكجزء منOffice 365، تجعل منصة Yammer من السهل مشاركة وإنشاء المحتوى وتحريره مباشرة في التطبيق. وتحصل كل مجموعة على مجموعة مشتركة من الموارد لإدارة المستندات وعرض المحتوى ومشاركة الملاحظات وتنظيم المسؤوليات. حيث تعمل خاصية الذكاء منMicrosoft Graph على تعزيز القدرة على البحث عن الأشخاص والملفات والمجموعات والمحادثات. ويمكن دمج منصة Yammer بسهولة عبر المواقع وعمليات بث الفيديو للمحافظة على استمرار المحادثات أثناء التنقل خلال عرض التجارب. وقد منحت المنصة ميزات الأمان على مستوى المؤسسة من خلال تكنولوجيا الأمان المتقدمة لحماية البيانات الخاصة بالشبكة، كما تتوفر في المنصة التحليلات التي تجعل من السهل فهم الأنشطة الموجودة على الشبكة.
اهتمام ملحوظ
ويوجد اهتمام ملحوظ بوظيفة التواصل الداخلي في المؤسسات الحكومية السعودية-فعلى سبيل المثال-أنشأت وزارة الصحة السعودية إدارة للتواصل الداخلي لتحقيق وتفعيل التواصل بين منسوبيها، وأصدرت هذه الإدارة صحيفة إلكترونية تفاعلية تطرح مشاركات وأخبار الأعضاء، كما أصدرت وزارة الخدمة المدنية الدليل الإرشادي في التواصل الداخلي، والذي نص على أن التواصل الداخلي يعد إحدى الوظائف المعمول بها في جميع المؤسسات الحكومية؛ إذ يُسهم في تيسير عملية التحاور بين الموظفين، ويضمن المشاركة الفعالة للمعلومات داخل المؤسسة. وتشير البحوث إلى أن التواصل الداخلي الناجح يسهم في زيادة معدل رضا الموظفين ويرفع من مستوى مشاركتهم في تحقيق الأهداف العامة للمؤسسة ويضمن ولائهم لها. ومن ثم فإن التواصل الداخلي هو أحد العوامل الأساسية اللازمة لتوفير بيئة عمل تتسم بالفعالية والإنتاجية والقدرة التشغيلية. وللتواصل الداخلي أهمية كبيرة خاصةً بالنسبة للمؤسسات التي تشهد حالياً فترة من التطور والتغيير الذي تسارعت وتيرته كالمؤسسات الموجودة بالمملكة العربية السعودية، إذ تبرز قيمة عملية التواصل الداخلي في مثل هذه الفترات، مما يضمن مشاركة المعلومات الأساسية، كتلك المتعلقة بأحدث التطورات التي تشهدها المؤسسة، وبرسالتها، ورؤيتها وأهدافها الإستراتيجية بين جميع الموظفين المعنيين وبصورةٍ كافيةٍ.
ويوضح الدليل أن التوزيع والمشاركة الفعالة للمعلومات بين الموظفين يُعد مسألة أساسية، ومهمة أية مؤسسة؛ حيث يتيح ذلك للموظفين معرفة الكثير من الأمور التي تتعلق بأحدث التطورات التي تشهدها المؤسسة، وكذلك معرفة أهدافها الإستراتيجية، وذلك من خلال التواصل الداخلي. ومن خلال تطبيق المؤسسة آلية فعالة لهذا النوع من التواصل يكون بمقدورها رفع مستوى رضا الموظفين وضمان مشاركتهم في أنشطتها. لقد تم إعداد هذا الدليل الإرشادي بهدف مساعدة أخصائي الموارد البشرية بالقطاع العام على التعرف على العناصر والعمليات والأدوات والنماذج الشائعة اللازمة لتنفيذ عملية التواصل الداخلي بنجاح. وبالرغم من أن هذا الدليل الإرشادي يركز على المنهجيات التي تتلاءم مع احتياجات أرباب العمل في القطاع العام، إلا أنه يضم أفضل الأفكار الموجودة في جميع القطاعات؛ حيث يتطلب التواصل الداخلي الناجح أن يكون هناك فهم تام لدور الموظف وإمكاناته فضلاً عن تفهم وظيفة المؤسسة الحكومية داخل الدولة. وتم تطوير هذا الدليل الإرشادي ليكون بمثابة دليل تفصيلي يستعرض كيفية إجراء التواصل الداخلي خطوة بخطوة، وهو مُصمم خصيصاً لمؤسسات المملكة العربية السعودية. ومع ذلك، فإن هذا الدليل ال يقدم محتوىً ذا مدخلات محددة، بل يهتم باستعراض المراحل المختلفة لتطور المؤسسات، بداية من المرحلة المبكرة ثم المرحلة المتوسطة حتى مرحلة النضج؛ ولذلك فإنه يقدم طرقاً مبسطة ومبتكرة تتعلق بكيفية إجراء التواصل الداخلي الفعال في ظل غياب بعض المدخلات المطلوبة.
معهد الإدارة العامة
كما أن معهد الإدارة العامة-باعتباره رائداً وشريكاً متميزاً في التنمية الإدارية-أنشأ إدارة للتواصل الداخلي، يقع على عاتقها تحقيق الاتصال الفعال بين منسوبيه. ومن جانبه يرى أ.منصور العتيبي-مدير إدارة التواصل الداخلي بالمعهد-أن أهمية التواصل الداخلي في المنظمات تكمن في تزويد الموظفين بحاجاتهم الاجتماعية والاقتصادية، والمتمثلة في الحاجة إلى الانتماء وقبوله واحترامه في المجتمع الوظيفي الذي يعمل فيه؛ مما يشعره بالأمان ويدفعه للإنجاز والابتكار في عمله.
ويضيف العتيبي: "كما تكمن أهمية التواصل الداخلي الفعّال في المنظمات في تحقيق الرضا لدى الموظفين وتحسين العلاقات بينهم وزيادة الولاء والانتماء للمنظمة وضمان مشاركتهم في صنع القرار ووضع الأهداف والخطط. كما يساعد التواصل الداخلي في فتح قنوات فعَّالة بين كل المستويات الإدارية وفق الهياكل التنظيمية؛ بما يضمن سلاسة مرور المعلومات بين مختلف المستويات الإدارية". وهذا من شأنه-وفقاً للعتيبي-أن يساعد في نشر المعلومات وتكامل صورة الأفكار بين جميع الموظفين. كذلك فإن التواصل الداخلي الفعال يسهم بشكل كبير في تصحيح أي معلومة خاطئة أو غموض في القرارات والإجراءات التي تتخذها الإدارة العليا؛ مما يقلل من الشائعات داخل المنظمة.