كیف أراجع عن بعد؟
اختلفت الأمور في فترة قصيرة جداً. إنها بدایة لتحدیات جدیدة تعتمد على مدى تأثرك كمراجع داخلي بالتغیرات الحاصلة في الفترة الحالیة؟
كمراجعین داخلیین كان التأثیر المبدئي علینا هو الوصول إلى موقع العمل، فمن المعروف أن عملنا یعتمد كثیراً على الزیارات المیدانیة للمكاتب والمصانع وحتى الاجتماعات خارج الشركة. لقد اعتدنا أن نتصافح مع كل شخص نلتقي به، أو نعقد جلسة عمل بسیطة في مكتب صغیر أو غرفة اجتماعات لطیفة مع مجموعة أو فریق من الشركة التي نقوم بتدقیقها...لقد تغیر كل ذلك!
عن بُعد
خلال أول مكالمة تلقیتها بعد أزمة كورونا من هيئة إصدار الشهادات التي تعاقدنا على العمل معها، فقد وضعت المتطلبات المحددة لإدارة الأحداث أو الظروف غیر العادیة، والتي تتضمن استخدام طرق التدقیق عن بعد. إنهم یشجعون على أن یكون التدقیق عن بعد؛ فهو الخیار الأول بالنسبة لمراجعي الشهادات. لذا یتعین علینا كمراجعین داخلیین استكمال التقییم لإثبات الكفاءة في استخدام أدوات عملیات المراجعة عن بعد. وهذه الأدوات التي تتم المراجعة من خلالها هي:
استخدام برنامج زوم أو أي نوع من أنواع مكالمات الفیدیو، یمكِّنك من إجراء مقابلة ومشاركة الشاشة والقیام بجولة من خلاله.
الوصول عن بُعد إلى المستندات والسجلات، إما عن طریق الوصول إلى Dropbox أو محرر مستندات جوجل أو یمكن إرسالها ببساطة عبر البرید الالكتروني.
قادني تفكیري إلى إعادة ترتیب عملیة المراجعة التي قمت بجدولتها قریباً، والتي لابد أن أجریها عن بُعد. فهي تخص شركة تقع في منطقة صناعیة بها حوالي خمسة موظفین فقط، لدیهم مكتب ومستودع خلفي أقوم عادة بزیارة هذا العمیل في المكتب وأقضي بعض الوقت في التحدث إلى المدیر والاستشاري وربما اثنین من الموظفین. أما في المستودع أقوم بجولة، واطرح بعض الأسئلة حول العملیات المتبعة وفقا لمعیار ISO 9001 لمراجعة أنظمة إدارة الجودة. فالتغییر الذي سأصنعه یبدأ من مرحلة التخطیط؛ لذا سأقوم بتحدیث خطة المراجعة لإجرائها عن بُعد. فهذه الخطة ستحتاج للتأكد من أنها تعكس العملیة التي أتبعها حالیاً. وقد لا تكون هناك حاجة لإجراء العدید من التغییرات، ويجب مراجعة الخطة. بعد ذلك سأتصل بالعمیل وأناقش معه التغییر الذي سیحدث في خطة المراجعة، والطریقة المستخدمة، وأثناء النقاش سأرسل له بریداً إلكترونیاً بخطة التدقیق المحدثة. فمن المهم أن تظل على اتصال مع العمیل وأن تبلغه بأي تغییرات تحدث أولاً بأول. ولأنها المرة الأولى التي یتم فیها إجراء التدقیق عن بعد؛ فمن المتوقع أن یكون لدى العمیل العدید من التساؤلات لفهم الخطة الجدیدة ومعرفة التحدیات التي قد تواجهنا.
التحدي الأكبر
وبما أنني متعاقد مع العمیل منذ فترة طویلة؛ فأنا على علم ودرایة بنظامهم، وكیف یتحكمون بمستنداتهم وسجلاتهم. لذلك كل ما علي فعله أن أرسل دعوة للمدیر على البرید الإلكتروني تحتوي على رابط الاجتماع عبر برنامج زووم. وخلال ذلك سوف نؤكد خطة المراجعة وادخل أي تعدیلات ضروریة بناء على التعلیقات المستلمة. كما أنني سأتابع الإجراءات التي اتخذت وفقا للتعدیلات، ولا شك في أن المدیر سیشرح تفصیلیاً كل مافي مخیلته ویطرح أسبابه. وفي هذه المرحلة لابد من تدوین جمیع ملاحظات العمیل، وطلب المشاركة للأدلة والمستندات التي تدعم التغییرات الحاصلة، والتي سیقوم المدیر بمشاركتها معي عبر البرید أو الوسائل السابقة الذكر. سیكتشف المراجع في هذه اللحظة أن المدیر لا یزال یحتفظ بمستندات ورقیة مهمة بكمیات كبیرة یصعب مسحها ورفعها. فقد یكون هذا تحدیاً ولكن لا یزال بإمكان المراجع طلب عینة مما یحتاج إلیه أو التقاط صور لها أو مسحها ضوئیاً وإرسالها بالبرید الإلكتروني أو حتى مشاركتها مره أخرى على الشاشة، من خلال برنامج زووم وهو على الأرجح الخیار الأفضل لأسباب تتعلق بأمن المعلومات. بذلك أصبحت عملیة المراجعة للمكتب في المتناول مع وجود بعض التحدیات التي من الممكن السیطرة علیها.سیكون التحدي الأكبر هنا هو مراجعة المستودع، حیث أعتقد أنه لا يزال بإمكاني استخدام برنامج زووم؛ حیث یمكن للعمیل الارتباط بزوم بواسطة هاتفه المحمول أو الكمبیوتر المتنقل، ویمكننا هنا الذهاب في نزهة إلى المستودع. یمكنهم أن یروني داخله ویمكنني أن اطرح الأسئلة ویأخذونني إلى حیث أرید. من المؤكد أنه ستكون هناك تحدیات ولكنني متأكد من أننا سنواجه الكثیر من المواقف الطریفة أثناء طریقتنا الجدیدة في العمل، وهذا أكثر ما نستمتع به أثناء عملیة المراجعة. عند الحدیث عن التحدیات، من المهم دائماً عند إجراء المراجعة عن بعد مراعاة ما إذا كان بإمكانك تحقیق هدف المراجعة الحقیقي أم لا. هذا یعني أنه یمكننا تحدید ما إذا كان النظام یتوافق مع المعاییر من خلال عدم التواجد في الموقع وإجراء المراجعة عن بعد.
مخاطر وثغرات محتملة
قد یكون من الأسهل تحقیق ذلك بالنسبة لمراجعة معاییر الجودة، ومع ذلك قد یكون أكثر صعوبة بالنسبة للصحة والسلامة المهنیة والمراجعات البیئیة، ولكن هذا سیعتمد-أیضاً-على نوع الأنشطة التي یتم تنفيذها ومدى خطورتها.
لقد قمت بالفعل ببعض التدریب في الموقع قبل بضع سنوات لشركة كانت تدور حول الطائرات بدون طیار في وسط ولایة كوینزلاند بریسبان التي تبعد مئات الكیلومترات وتصویر فیدیو لخطوط الغاز والبنیة التحتیة لعملائها، حيث یمكن لهؤلاء العملاء بعد ذلك مشاهدة مقاطع الفیدیو لتقییم ما إذا كانت هناك أي مناطق تتطلب الصیانة أو الخدمات. یمكن إجراء عملیات المراجعة عن بعد بالاقتران مع عملیات المراجعة عن بعد، مثل مراجعة المستندات أو تحلیل الثغرات أو أحیاناً تسمى بمراجعة المرحلة الأولیة. بذلك یحصل المراجع على فكرة عمل النظام، وتقييم ما إذا كان یفي أم لا یفي بالمعاییر التي یقوم بمراجعتها. تقوم بعض المنظمات بإجراء مثل هذه العملیات في المراجعة، وتشیر إلیها على أنها عملیات مراجعة على سطح المكتب، والتي ربما سمعت عنها بالفعل من خلال القیام بهذه المرحلة الأولیة عن بعد. سیأخذ المراجع فكرة عما یحتویه النشاط التجاري؛ فیصبح بالإمكان تحدید الثغرات المحتملة في النظام استباقیا. أعتقد أن هذه عملیة جیدة؛ حیث یعرف من خلالها الثغرات المحتملة والأكثر خطورة، ومن ثم التخطیط لمراجعتها والبدء بتغطیة المناطق عالیة المخاطر أولاً في عملیة المراجعة.
وأخیراً، عندما یتم الإبلاغ عن نتائج المراجعة عن بعد، من المهم-جداً-توثیق التقریر أو المواقع التي أجریت من خلالها عملیات المراجعة، ویجب أن یعكس تقریر المراجعة بالضبط ما تم إجراؤه وأین. وقد یكون من المفید أن تسجل في تقریر المراجعة المخاطر حول إجراء العملیات عن بُعد. ولابد من الإشارة-أیضاً-إلى أن النتائج تستند إلى أخذ العینات فقط ولا یتم مراجعة النظام بأكمله. هذا في الواقع موضوع آخر یحتاج إلى توسع وشرح أكثر في ظل الوضع الجدید.