تنشأ فكرة أي مشروع من احتياج المنظمة لاستحداث منتج جديد أو خدمة حديثة، أو لتطوير منتج أو خدمة؛ لذا تلجأ المنظمة لعمل دراسة جدوى لتلك الفكرة وتقييمها من حيث الفوائد والتكلفة والمخاطر، ومواءمتها مع أهدافها واستراتيجيتها، بحيث يكون لدى أصحاب المصلحة التصور الكامل عن المشروع الجديد؛ مما يساعدهم في اتخاذ القرار المناسب تجاهه. وينتج عن قبول فكرة المشروع "ميثاق المشروع" (Project Charter)، كما في (PMP®)، ويشبه في PRINCE2®)) "وثيقة إطلاق المشروع" (PID).
ويُعرف ميثاق المشروع، بأنه: "وثيقة يصدرها مؤسس أو راعي المشروع، وتمنح التصريح الرسمي بوجود مشروع ما، وتوفر لمديره صلاحية استخدام موارد المؤسسة في أنشطة المشروع"، حتى إن بعض المهتمين بإدارة المشروعات يطلق عليه "شهادة ميلاد المشروع"؛ حيث باعتماده يعترف الجميع بوجود المشروع ويبدأ العمل الفعلي فيه، فوجود ميثاق المشروع بشكل جيد وكامل هو الخطوة الأولى في إدارة المشروع.
ويتضمن هذا الميثاق معلومات عالية المستوى عن المشروع، تتمثل غالبًا في عدة عناصر هي: الغرض من المشروع، وأهدافه القابلة للقياس، ومعايير النجاح المرتبطة بها، والوصف العام للمشروع، والحدود والتسليمات الرئيسة، والمتطلبات العامة، والمخاطر بشكل عام، والجدول الزمني الموجز للمعالم، والموارد المالية المسبقة الاعتماد، وقائمة بأصحاب المصلحة الرئيسيين، ومتطلبات الموافقة على المشروع (أي مقومات نجاح المشروع، ومَن يقرر نجاح المشروع، ومَن يوقع باعتماد المشروع)، ومعايير الخروج من المشروع (مثل الشروط الواجب استيفاؤها لإغلاق المشروع أو المرحلة أو إلغاء أحدهما أو كليهما)، ومدير المشروع المكلف ومسؤوليته ومستوى صلاحياته، واسم راعي المشروع الذي يجيز ميثاقه.
ويعتبر ميثاق المشروع المستند المرجعي لمدير المشروع الذي تُبنَى فوقه جميع أنشطة المشروع في مراحله كافة، ويستخدمه فريق المشروع نقطة بداية للتخطيط المبدئي للمشروع، لذا فهو من أهم مدخلات عمليات إعداد خطة المشروع، وما يتفرع منها من خطط فرعية (كخطة إدارة النطاق، وخطة إدارة الجدول الزمني، وخطة إدارة التكاليف، وخطة إدارة الجودة، وخطة إدارة الموارد، وخطة إدارة التواصل، وخطة إدارة المخاطر، وخطة إدارة المشتريات، وخطة مشاركة أصحاب المصلحة). ولأهميته في تحديد النطاق بشكل دقيق، فإنه أيضًا من أهم مدخلات عمليتي: "تجميع المتطلبات"، و"تحديد النطاق".
وميثاق المشروع مستند قابل للتغيير، لكن هذا التغيير يختلف باختلاف المنهجية المستخدمة في إدارة المشروع، ففي منهجية إدارة المشروعات التقليدية قد يتم تحديث ميثاق المشروع كمُخرَج لإدارة تكامل المشروع، أما في منهجية إدارة المشروعات الرشيقة AgilePM))، فيتم تحديث المستند باستمرار؛ كلما زاد وضوح المشروع. ولا يُعدُّ ميثاق المشروع عقدًا؛ حيث لا يوجد تعويض أو وعد بأموال أو استبدال أموال في عملية إنشائه، بل هو مستند داخلي يخول مدير المشروع البدء في أعمال هذا المشروع.
وميثاق المشروع من أكثر الوثائق أهمية لكل مشروع، فهو بمثابة الأساس له. ويتفاوت نوع المعلومات وكميتها في هذا الميثاق؛ تبعًا لدرجة تعقيد المشروع والمعلومات المتاحة وقت إنشائه. وحيث إن تحديد مدير المشروع يتم في ميثاقه؛ لذلك فمن الأفضل مشاركته في إعداد ميثاق المشروع، وهذا يترتب عليه اختيار مدير المشروع وتكليفه في وقت مبكر.