الوقت مهم جدا في حياة الإنسان، ولعظمته فقد أقسم الله تعالى به في العديد من الآيات الكريمة ولذا يجب أن لا يضيع سدىً، فقد ورد في الصحيح عن رسولنا محمد ﷺ أنه قال: من قال سبحانَ اللهِ وبحمدِه غُرِستْ له نخلةٌ في الجنَّةِ. فقول سبحان الله وبحمده يحتاج أقل من ثلاث ثوان لتغرس لك فيها نخلة في الجنة. ومن هنا تتجلى أهمية الوقت.
أما إدارة الوقت برشاقة فتعني الطريقة التي تنظم بها الأعمال والمهام الخاصة بك لتحديد الأولويات في جدول أعمالك اليومي أو الأسبوعي. وبشكل عام فإن إدارة الوقت يمكن أن تكون عادة والعادة هي شيء مكتسب نتيجة استمرارية ممارسة الأفعال نفسها بطريقة عفوية ولا إرادية فكل واحد منا لديه عادات يمارسها في نفس الوقت كل يوم. فالعادات إما أن تكون جيدة ومفيدة وإما أن تكون غير مفيدة وإذا لم تكن هذه العادات مفيدة، فإننا نميل إلى تكرارها على أي حال، ويمكن أن تكون عبئًا كبيرًا في حياتنا. لذا، فإن الطريقة التي نتعامل بها مع إدارة الوقت يمكن أن تزيد أو تقلل من معدل الإنجاز.
وحتى يكون هناك استغلال أمثل للوقت، دون أن يكون هناك هدر، يمكن تقسيم الأعمال والمهمات إلى مجموعة قوائم في أعمدة خاصة بها كما يلي:
أولاً: (قائمة جميع الأعمال): يجب أن يكون هناك قائمة لتوثيق جميع الأعمال والمهام التي يجب القيام بها خلال فترة معينة حسب نوع الخطة ويمكن توثيق جميع الأعمال الشهرية أو السنوية في هذه القائمة. وبشكل عام تعتبر هذه القائمة ديناميكية ،بحيث يمكن إضافة أو حذف أي عمل أو مهمة منها في أي وقت عند الحاجة. والغاية الرئيسة من توثيق جميع الأعمال هي أن الانسان بطبيعته ينسى الأعمال أو المهام، ما لم يتم تخطيط وإنشاء قوائم المهام واستخدام أدوات الذاكرة، مثل التقويمات والملاحظات. ومن هنا فإن توثيق جميع الأعمال في عمود واحد عند نشأتها يعتبر شيء مهم للغاية. كما أنه يمكن استخدام الملاحظات اللاصقة لتوثيق المهام في هذه القائمة كما يظهر في الشكل أعلاه.
ثانياً: (قائمة الأعمال الأسبوعية): يمكن تقسيم وترتيب المهام والأعمال التي تم توثيقها في قائمة الأعمال لتنفيذها على مراحل، ويفضل تقسيمها ليتم إنجازها بشكل أسبوعي؛ حيث أن هذا التقسيم يعد عنصراً مهماً من عناصر العادة الثالثة من العادات السبعة للناس الأكثر فاعلية وهي عادة ترتيب الأولويات. ويتم ترتيب الأولويات لهذه الأعمال حسب أهميتها فالأعمال المهمة يكون لها أولوية عالية وهنا يمكن استخدام مصفوفة الأولويات للكاتب والمؤلف الأمريكي (دوايت أيزنهاور) في ترتيب الأعمال حيث، يجب التركيز على تنفيذ الأعمال أو المهام الأكثر أهمية في هذه القائمة. وبشكل عام الأعمال والمهام الأكثر أهمية هي الأعمال التي من شأنها أن تضيف قيمة أعلى مقارنة بالمهمات الأخرى. وهناك العديد من التقنيات الأخرى التي يمكن استخدامها لترتيب الأوليات ومنها تقنية موسكو والتي يفضل استخدامها لترتيب الأعمال حسب أهميتها كما يظهر بالجدول الآتي:
فبعض الأعمال يجب القيام بها وتكون لها أولوية عالية وتندرج تحت الأعمال التي يجب القيام بها، وهناك أعمال أقل أهمية ولكن ينبغي القيام بها ويمكن إدراجها تحت قائمة الأعمال التي ينبغي القيام بها ولا يكون لها أولوية، مقارنة بالأعمال التي يجب القيام بها، إضافة إلى ذلك يمكن أن يكون هناك أعمال يمكن القيام بها لاحقا في حال وجود وقت إضافي وأخيرا بعض الأعمال لا يجب القيام بها نهائيا وتكون من ضمن قائمة الأعمال التي لا يجب القيام بها.
أيضا هناك تقنيات أخرى لترتيب الأعمال ومنها التصويت عندما يعتمد تنفيذ المهام على أكثر من شخص في فريق عمل واحد.
ثالثاً (قائمة الأعمال قيد الإنجاز): يتم نقل الأعمال من قائمة الأعمال الأسبوعية إلى قائمة الأعمال قيد الإنجاز حسب أهميتها وفي هذه القائمة يجب الحد من تعدد المهام حيث يمكن الاستفادة من قانون اسمه (Little's Law)
والذي أثبت أن الحد من العمل قيد الإنجاز أو الحد من تعدد المهام يساعد بشكل كبير على إنجاز الأعمال بشكل أسرع إضافة إلى زياد الكفاءة والفاعلية والإنتاجية في تنفيذ المهام.
وبشكل عام فإن تخصيص وقت محدد لمهمة واحدة أو مهمتين يساعد بشكل كبير على زيادة مستوى التركيز وبالتالي الانتهاء من المهمة بأسرع وقت ممكن والانتقال للمهمة التي تليها حتى تتمكن من إنجاز جميع المهام.
رابعاً (الأعمال التي تم الانتهاء منها): في هذه القائمة يتم نقل الأعمال التي تم الانتهاء منها وحققت مفهوم Done
بمعنى أنه تم تحقيق الأهداف من العمل قيد الإنجاز بما يتناسب مع الاحتياجات، وفي حال كان العمل فردياً فيجب أن يقوم كل شخص بتعريف واضح للعمل المنجز وبمعنى آخر العمل الذي تم إنجازه هو العمل الذي أدى إلى تلبية احتياجاتك أو احتياجات العميل من الأعمال أو المهام التي تم تحديدها مسبقا في قائمة جميع المنتجات.
لتطبيق ما ذكر أعلاه يمكن استخدام اللوح والملاحظات اللاصقة بكل سهولة كما يمكن أيضا استخدام بعض تطبيقات الهواتف الذكية ومنها تطبيق لوح كانبان Kanban-Board أو تطبيق To Do List أو تطبيق Any.do
حيث يمكن استخدام هذه التطبيقات لتوزيع المهمات وإدارة الوقت بكفاءة وفاعلية.
تأسيساً على ما سبق ذكره تتضح أهمية إدارة الوقت وضرورة استخدام استراتيجيات محددة والالتزام بها لتنظيم الوقت والإفادة منه حتى نتمكن من العيش بهدوء، والبعد عن التوتر والانفعال مما ينعكس إيجاباً على صحتنا بشكل خاص وعلى أدائنا بشكل عام.