أوضح مدير عام التخطيط والجودة بمعهد الإدارة العامة، د.هاشم المكرمي، أن التخطيط الاستراتيجي هو وسيلة لتحقيق أهداف وغايات المنظمة من خلال دراسة وتحليل البيئة الداخلية والخارجية لتحديد جوانب القوة والضعف والفرص والمخاطر المحتملة.
وأضاف: التخطيط الاستراتيجي هو بوصلة المنظمة التي تحدد توجهها المستقبلي أو طريقة الانتقال من الوضع الراهن إلى الوضع المأمول الذي تود المنظمة أن تصل إليه، وكيف تصل إليه ومتى تصل إليه.
منهج مهم
وأكد د.المكرمي، لمجلة "التنمية الإدارية"، على أهمية التخطيط الاستراتيجي كونه يعتبر منهجاً مهماً لتحديد الأهداف الاستراتيجية وتحقيقها بالاستغلال الأمثل لموارد المنظمة، والتعامل مع حالات عدم اليقين وخفض المخاطر من خلال التنبؤ بما سيحدث، وتنمية المزايا التنافسية لها من خلال اكتشاف فرص جديدة لتطوير أنشطتها، والتنسيق بين الوحدات الإدارية المختلفة داخل المنظمة، وتحقيق رضا العاملين واستقرارهم وتعزيز انتمائهم للمنظمة وزيادة إنتاجيتهم نتيجة العمل داخل خطة محددة.
خطط تطويرية
وحول الأسس التي تُبنى عليها استراتيجيات المنظمات الحكومية؛ قال مدير عام التخطيط والجودة: تهدف المنظمات الحكومية إلى التطوير المستمر في أدائها من خلال وضع خطط وسياسات لتطوير خدماتها لتلبية احتياجات عملائها المتزايدة والمتغيرة. ويعتبر التخطيط الاستراتيجي من أهم المداخل الإدارية الحديثة.
وتابع: استندت معظم الأجهزة الحكومية إلى محاور رؤية المملكة 2030 كأسس ومنطلقات لبناء استراتيجياتها والتي من بينها محور (وطن طموح حكومته فاعلة) الذي ينص على: "لقد تنامى دور الحكومة منذ تأسيس المملكة بشكل كبير جداً، مما يتطلب تطويراً مستمراً لأدائها ليكون مواكباً للتطلعات والآمال وقادراً على مواجهة التحديات؛ لذلك نسعى إلى العمل وفق معايير عالية من الشفافية والمساءلة، وسنلتزم بإدارة مواردنا المالية بكفاءة واقتدار، كما سنكون مرنين في هيكليتنا ومعتمدين على ثقافة الأداء في جميع أعمالنا".
وأضاف: كما تضمن محور "وطن طموح حكومته فاعلة" أن تنتهج الدولة مبدأ الشفافية بمحاربة الفساد بكل مستوياته، سواء أكان مالياً أم إدارياً واتخاذ كل ما هو ممكن لتفعيل معايير عالية من المحاسبة والمساءلة، عبر إعلان أهدافنا وخططنا ومؤشرات قياس أدائنا ومدى نجاحنا في تنفيذها للجميع، والعمل على توسيع نطاق الخدمات الإلكترونية وتحسين معايير الحوكمة، بما سيحدّ من التأخير في تنفيذ الأعمال، وتحقيق هدفنا في أن نقود العالم في مجال التعاملات الإلكترونية.
الرؤية والرسالة
وبشأن الارتباط بين التخطيط الاستراتيجي وتحقيق الجودة في الأداء الحكومي؛ أوضح د.المكرمي أن المنظمات الناجحة تولي اهتماماً كبيراً بعملائها من خلال سعيها الدائم لتطوير وتحسين مستوى جودة خدماتها ومنتجاتها المقدمة لهم لتحقيق رضاهم وولائهم من أجل الاحتفاظ بهم. وأصبح بقاء واستمرار المنظمات العامة والخاصة في أداء نشاطها وضمان نموها وتطورها مرهون بمدى قدرتها على تلبية احتياجات ورغبات العملاء ويتوقف ذلك على مستوى جودة الخدمات والمنتجات المقدمة. لذا تعد الجودة أساساً مهماً في عملية بناء صياغة الرؤية والرسالة والقيم والاهداف الاستراتيجية على مبادئ الجودة. ويبدأ التخطيط بتشخيص يقود إلى إعداد أهداف تحقق الجودة الشاملة من خلال التميز في الأداء والكفاءة والفاعلية في استغلال الموارد المتاحة.
32 مؤشر
وإيماناً بأهمية الجودة في بناء الاستراتيجية، أبان د.المكرمي أن مبادئ الجودة كانت حاضرة في صياغة أهداف استراتيجية المعهد 2023. فعلى سبيل المثال تم صياغة هدف ركيزة بناء القدرات كالتالي: "تقديم تدريب عالي الجودة لموظفي القطاع الحكومي من المستوى المتوسط والمستوى المتقدم". كما اشتملت مؤشرات الأداء الاستراتيجية ومؤشرات الركائز على (9) مؤشرات تقيس بشكل مباشر رضا المستفيدين من خدمات المعهد من مجموع (32) مؤشر، وهي كالتالي:
نسبة رضا الجهات الحكومية عن الخدمات التدريبية المقدمة لمنسوبيهم.
نسبة رضا المتدربين عن الخدمات التدريبية المقدمة لهم.
نسبة رضا المشاركين في برامج الأكاديمية.
نسبة رضا المستفيدين من خدمات الاستشارات.
نسبة رضا العميل عن الخدمات التدريبية المقدمة بمقابل.
نسبة رضا العميل عن الخدمات الاستشارية المقدمة بمقابل.
نسبة رضا المستفيدين من خدمات الموارد البشرية.
نسبة رضا المستفيدين من الخدمات الإدارية والمالية.
نسبة رضا المستفيدين من الخدمات التقنية.
5 مراحل
وأشار مدير عام التخطيط والجودة بالمعهد إلى أن رحلة إعداد استراتيجية المعهد 2023 مرت بعدة مراحل هي:
دراسة الوضع الراهن: وتم في هذه المرحلة إجراء دراسة شاملة لاحتياجات عملاء المعهد من القطاعين العام والخاص من خلال تحليل الوثائق ذات العلاقة والمقابلات مع أصحاب المصلحة وإجراء المسوح باستخدام استبانات مقننة. كما في تم في هذه المرحلة إجراء المقارنة المعيارية وتحليل الفجوات بما يشمل إعداد الخيارات الاستراتيجية.
بناء الرؤية والرسالة، والقيم، والأهداف الاستراتيجية
الرؤية: مؤسسة رائدة في دعم التنمية الإدارية تتخذ من المبادرة وسرعة الاستجابة والابتكار منهج عمل يمكن حكومة المملكة من تحقيق أهدافها.
الرسالة: بناء القدرات وتقديم المشورة وتطوير الأعمال بما يحقق الأهداف والتوجهات الحكومية.
والأهداف الاستراتيجية:
بناء القدرات
تطوير القيادات
استشارات ودراسات مؤثرة
الاستدامة المالية
التميز في العمليات التشغيلية
القيم: المبادرة، الاحترافية، التميز، العمل الجماعي، الشفافية، الالتزام.
بناء المؤشرات الاستراتيجية
بناء المبادرات والمشاريع
نشر الاستراتيجية من خلال ورش العمل والبوسترات وشاشات التوقف.
أفضل الممارسات
وقال د.هاشم المكرمي أن بناء استراتيجية المعهد 2023 تم وفق أفضل الممارسات في التخطيط الاستراتيجي من خلال التحليل الشامل للوضع الراهن والمقارنة المرجعية مع أفضل المنظمات والمراكز العالمية التي تعمل في مجالات التدريب والاستشارات والدراسات بالإضافة إلى استطلاع أصحاب المصلحة.
مضيفاً: ولعل أهم ما يميز هذه الاستراتيجية هو تضمينها لركيزة الاستدامة المالية التي تهدف إلى استغلال موارد المعهد (المادية والبشرية) واستثمار أصوله وتقديم خدماته بمقابل بما يسهم في تحقيق الاستدامة المالية وتخفيف الأعباء المالية على ميزانية الدولة. فالتوجه نحو زيادة إيرادات المعهد يتسق مع توجهات رؤية المملكة 2030 نحو خصخصة بعض الخدمات الحكومية وتعزيز فعالية التخطيط المالي وكفاءة الانفاق الحكومي وتنويع الايرادات الحكومية، وتعظيم الايرادات من الأصول المملوكة للدولة. إذ من المخطط أن يرتفع صافي الإيرادات من نحو (38) مليون ريال في 2021م بنسبة حوالي (8%) من ميزانية المعهد إلى (91) مليون ريال في 2023م أو ما نسبته نحو (15 – 18%) من الميزانية.
وحول الإنجازات المتوقعة بعد تطبيق استراتيجية المعهد الجديدة، أكد د.المكرمي أنه من المخطط له أن تُحدث الاستراتيجية نقلة نوعية في جميع الأنشطة والخدمات التي يقدمها المعهد كما يلي:
في مجال التدريب، سيتم تصميم وتنفيذ برامج تدريبية عالية الجودة لموظفي القطاع الحكومي من المستوى المتوسط والمستوى المتقدم باستخدام منهجيات متطورة في تحديد الاحتياجات التدريبية وتصميم وتطوير وتنفيذ البرامج من خلال بيئة مادية وتقنيات متطورة بما في ذلك التدريب الإلكتروني بالإضافة إلى الاسهام في تقديم خدمات تدريبية للقطاعين العام والخاص والثالث.
وفي مجال تطوير القيادات الإدارية، سيقدم المعهد من خلال أكاديمية تطوير القيادات الإدارية برامج تدريبية وتأهيلية نوعية تهدف إلى إعداد وتطوير موظفي القطاع الحكومي من شاغلي المناصب القيادية والموظفين ذوي الإمكانات العالية بمهارات التعامل مع التحديات القيادية الحالية والمستقبلية، بالإضافة إلى اكتشاف القيادات الإدارية وفقًا لأفضل الممارسات الدولية.
وفي مجال الاستشارات والدراسات، سيتم تقديم خدمات استشارية ودراسات تطبيقية ذات أثر عالي تسهم في رفع أداء المنظمات في المجالات ذات الأولوية وذلك بالتعاون مع بيوت خبرة عالمية.
وفيما يتعلق بتحقيق الاستدامة المالية، يمكن استثمار أصول المعهد وتقديم خدماته بمقابل بما يسهم في تخفيف الأعباء المالية على ميزانية الدولة.
وفي مجال التميز في العمليات التشغيلية، ستعمل إدارة المعهد إلى تطوير الموارد البشرية وتقديم خدمات مساندة متميزة ومستدامة، وخدمات تقنية متقدمة بما يسهم تحسين بيئة العمل بما ينعكس في زيادة الكفاءة والفاعلية.