فرضت أزمة كورونا نفسها على العالم أجمع، ولم تقتصر تداعياته على الجوانب الصحية، وإنما انتقلت إلى الجوانب المهنية؛ فقد قامت معظم دول العالم بتعليق العمل في مقار الأجهزة الحكومية والخاصة وأفسحت المجال واسعاً للعمل عن بعد الذي يعد أحد الجوانب الإيجابية التي ستخرج بها الشركات ومختلف المؤسسات من هذه الأزمة. وقد كانت الاستجابة السعودية سريعة في التعاطي هذه الأزمة؛ حتى لا تؤثر على سير العمل. فأصدرت المملكة قراراً بتعليق العمل في مقار الجهات الحكومية وإتاحة العمل عن بعد، كما أصدرت وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية دليلاً إرشادياً للعمل عن بعد في القطاع الخاص. في هذا التقرير نتعرف على الاشتراطات الخاصة بالعمل من المنزل، ونصائح للموظفين للتكيف مع هذا الواقع الاستثنائي.
استثمارات ضخمة
ترصد الدكتورة إيملي كلامب-أستاذة الاقتصاد الرقمي في جامعة شيفيلد-لصحيفة "الاقتصادية"، تطوراً مهماً سيترافق غالباً مع تزايد معدل العمل عن بعد، إذ أنه من المتوقع أن "نشهد في المرحلة المقبلة استثمارات ضخمة في تزويد الشركات موظفيها بالمعدات التي يحتاجون إليها للعمل عن بعد، مثل شراء وتوزيع أجهزة المراقبة المنزلية وأجهزة الكمبيوتر المحمول وسماعات الرأس وبرامج المكالمات الجماعية. ولن يقتصر الأمر على توفير الأدوات والتكنولوجيا فحسب، لكنه يتعلق بإنشاء ثقافة تحترم وتشجع العمل عن بعد، وهذا سيصب في الأساس في مصلحة العمل، فالبيانات المتاحة تشير إلى أن 90% من الموظفين يواصلون المجيء للعمل وهم مرضى، وهؤلاء الموظفون المرضى أقل إنتاجية ويصيبون زملاءهم، ما يضعف إجمالي الإنتاج".
4 نصائح و3 أدوات
في ضوء تفشي فيروس كورونا حول العالم-وفقاً لموقع "CNN بالعربية"-أصبح العمل عن بُعد وسيلة مثالية لحماية الموظفين والحفاظ على استمرارية العمل، حيث يمكن للموظفين أداء مهامهم اليومية على أكمل وجه وهم في المنزل؛ ويهدف هذا الإجراء إلى تقليل أي اتصال جسدي أو تواصل غير ضروري أو تجمعات يمكن أن تؤدي إلى انتشار أكبر لفيروس كورونا. ولكن للعمل من المنزل تحديات كثيرة يجب على الجميع الاستعداد لها للحد من أيّ عقبات يمكن أن تؤثر سلباً على إنتاجية الموظّف وصحته العامة.
ولا شك في أن أكثر ما يشغل تفكير أيّ صاحب عمل هو ما إن كان بإمكان الموظف أن يعمل بفعالية من المنزل كما هو الحال عندما يكون في المكتب. فكيف يمكن لأصحاب العمل ضمان فعالية عملية التواصل بين أعضاء الفريق والحفاظ على أمن بيانات الشركة؟ بشكل عام، يختلف العمل عن بُعد عن العمل من المكتب، كما يؤثر على أعضاء الفريق؛ لأنّ عملية التواصل بينهم لن تكونَ تقليديّة. ومع ذلك يمكن لهذا الأسلوب أن ينجح في حال تمّ التخطيط له بشكل جيد.
ويقدم الموقع نصائح للموظفين للعمل بإنتاجية بعيداً عن مقر العمل خلال فترة حجرهم المنزلي على النحو التالي:
حدّد أهداف فريقك
يحتاج أعضاء فريقك للعمل كفريق واحد، حتى وإن كانوا يعملون عن بُعد وبشكل فردي. ويجب على صاحب العمل وضع مجموعة من الأهداف والغايات وضمان إيصالها بشكل واضح للموظفين. كما يجب أن يعلم أيضاً كل فرد في الفريق كيف سيسهم في تحقيق هذه الأهداف؛ إذ يجب على أعضاء فريق العمل تحديد هدف مشترك للعمل عليه؛ كي يكونوا أكثر نشاطاً وتعاوناً مع بعضهم البعض.
استخدم التكنولوجيا المناسبة
يُعدّ استخدام التكنولوجيا المناسبة والأدوات الإلكترونية أمراً مهماً لتعزيز عملية التواصل؛ لذا تأكد من أنّ أعضاء فريقك الذين يعملون من المنزل لديهم إمكانية الوصول إلى الإنترنت وعقد المؤتمرات الصوتية ومشاركة الملفات واستخدام البرامج المهمة الأخرى. واحرص أيضاً على فهم البرامج والأدوات التي يستخدمها موظفوك بشكل يومي ومخاطر الأمان المرتبطة بها، وتذكر أن تأخذها بعين الاعتبار عند إعداد خطة العمل عن بُعد. وتأكّد من أنّ البيانات الحساسة، مثل العقود وقوائم العملاء متاحة للعرض فقط وليس التعديل. كذلك احرص على إنجاز جميع هذه الأمور قبل السماح للموظفين بالعمل خارج المكتب؛ حتى تجنب الأخطاء الفنية وتسريب البيانات.
تواصل بشكل مستمر مع فريقك
للتأكد من أن فريق العمل لا يشعر بالعزلة أو الضياع؛ لذلك قم بالترتيب لعقد اجتماعات هاتفية يومية أو قصيرة، وسيساعد التواصل المنتظم على تحفيز فريقك.
قم بإدارة عبء العمل بشكل مسبق
أبلغ فريق عملك بمواعيد التسليم النهائية لكل مهمة. فإن كان المشروع يتطلب 6 أسابيع لإتمامه، حاول أن تقسمه الى مراحل أسبوعية؛ فذلك سيضمن التزامك بالمهل المحددة، وسيُساعدك على إنجاز كافة المهام عن بُعد بيسر وسهولة.
كما يقدم الموقع بعض الأدوات الفعّالة التي يمكن أن تساعد الموظفين في إدارة فريق العمل عن بُعد بشكل مثمر والتعاون مع الزملاء من المنزل، ومواصلة أنشطة عملك العادية أثناء مواجهة انتشار فيروس كورونا كالتالي:
معارض الوظائف الافتراضية (مثل منصة (vFairs
يمكنك تنظيم أي نوع من الفعاليّات الكبيرة إلكترونياً؛ فلا حاجة للتواجد الشخصي في الفعالية أو التواجد في تجمعات كبيرة. ويمكنك استخدام هذه الأداة في مجال المؤتمرات والمعارض وأي نوع آخر من الفعاليات.
الإعلان عن الوظائف والبحث عن السير الذاتية عبر الإنترنت
لا حاجة لتأجيل عملية التوظيف بسبب فيروس كورونا. يمكنك الإعلان عن وظائفك الشاغرة وتلقي طلبات الوظائف وتصفّح ملايين السير الذاتية والاتصال بالمرشحين في بيئة افتراضية آمنة. ليس ذلك فحسب، إذ تتيح لك هذه الأدوات التعاون مع الفريق الذي يعمل عن بُعد من خلال إضافة ملاحظات إلى السير الذاتية وتنظيمها في ملفات.
تقييم المرشّحين عبر الفيديو (مثل منصة Evalufy)
يمكنك المباشرة في إجراء المقابلات حتى لو كانت عن بُعد؛ إذ أنه باستخدام هذه الأداة يُمكِنك تحويل خطوات المقابلة إلى تقييمات فيديو يُمكِن للمرشحين إكمالها من منازلهم؛ حيث يمكنك مشاهدة الإجابات في أي مكان وفي أي وقت، ومشاركتها مع مديري التوظيف، وإعطاء علامة للمرشّحين، وكذلك توفير الوقت الذي يتم قضاؤه في المقابلة.
حل آمن
رغم أن خيار العمل من المنزل في الحالات الطارئة، كأزمة كورونا، يعد حلاً آمناً لجميع العاملين بالقطاعين العام والخاص، إلا أن هناك بعض النصائح التي يجب اتباعها؛ حتى لا يؤثر العمل عن بعد على كفاءته، كتلك التي ينقلها موقع "قناة العربية" عن موقع "بولد سكاي" المعني بالصحة، وهي كالتالي:
- تأكد من شحن هاتفك والكمبيوتر المحمول الخاص بك؛ تحسباً لانقطاع التيار الكهربائي في منزلك في أي وقت. واحرص على شحنهما؛ حتى لا يتأثر عملك.
- تهيئة مكان مناسب للعمل: لا يعتبر السرير أو الأريكة أماكن مناسبة للعمل؛ فبمجرد جلوسك بـ"اللاب توب" على أي منهما ستشعر بالنعاس فوراً ولن تستطيع إنجاز مهامك بنشاط. لذا يُنصح بتهيئة جانب خاص في المنزل واعتباره مكاناً للعمل فقط، ويُفضًل أن يكون مكتباً صغيراً أو طاولة بارتفاع مناسب للعمل عليها. ويمكنك أيضا تجهيزه بديكور بسيط؛ كي يمنحك طاقة إيجابية للعمل بحيوية ونشاط.
- تصرف وكأنك بالمكتب: إذا كنت تعتقد أنه يمكنك العمل بشكل جيد بملابس النوم فأنت مخطئ؛ لأنك لن تتمكن من التركيز في عملك وستشعر بالملل بسهولة، لذا يتعين عليك ممارسة روتينك اليومي وكأنك ذاهب للمكتب بدءاً بالاستحمام ثم ارتداء الملابس وتناول الفطور-كالمعتاد-ثم الجلوس للعمل في ركنك الخاص.
- أخذ استراحة قصيرة: ليس معنى أنك تعمل من المنزل أنك لست بحاجة لاستراحة قصيرة خلال ساعات العمل، فيمكنك بالطبع الاستمتاع بـBreak ؛ حتى تتناول مشروباً أو شيئاً تأكله، ولكن التزم بأن تكون هذه الاستراحة من 15-20 دقيقة، ثُم العودة للعمل مرة أخرى.
- الاتفاق مع شركائك في المنزل: إذا كنت ستعمل من البيت لفترة طويلة، فعليك إخبار والديك أو زوجتك وأولادك أو شركائك في السكن بأنك في حاجه للهدوء لإنجاز عملك بفاعلية.
- تواصل مع زملائك بالعمل: قبل اتخاذ قرار العمل من المنزل؛ عليك التنسيق مع زملائك في العمل على طرق التواصل بينكم سواء عبر تطبيقات التواصل، مثل "الواتساب" أو عن طريق المحادثة الصوتية بالصوت والصورة من خلال "سكايب" أو تطبيقات غوغل وهكذا. هذا الأمر مهم جداً؛ لأنه يُسهٍل على فريق العمل إتمام مهامه بنجاح.
- تنظيم الاجتماعات عبر الإنترنت: عند الحاجة لعقد اجتماع، يمكنك جدولة الاجتماعات وتنظيمها عبر تطبيقات الإنترنت التي توفر هذه الخاصية.
- شارك أهدافك وتقارير العمل مع فريقك: من الضروري جداً أن تشارك أهدافك وتقارير العمل الخاصة بك مع زملائك؛ حتى يبقى الجميع على إطلاع بمجريات الأمور، ويمكن ذلك عن طريق الرسائل البريدية E mail .
- الالتزام بآداب العمل: يجب مراعاة آداب العمل حتى لو كنت بمنزلك، فعلى سبيل المثال إذا كنت تقوم بجدولة موعد اجتماع؛ فعليك التأكد أنه يناسب الجميع أولاً، وإذا كنت تتواصل مع شخص ما من خلال الدردشة أو مكالمة فيديو؛ فتأكد من أن الوقت مناسب للتحدث. علاوة على ذلك، إذا كنت تُحضٍر لاجتماع من خلال منصات الإنترنت؛ فتجنب أن تظهر بملابس المنزل.
- تحفيز أعضاء فريقك: نظراً لأن تفشي فيروس كورونا يسبب الإحباط للجميع؛ فيجب عليك المحافظة على معنوياتك مرتفعة، مع تحفيز أعضاء فريقك على بذل قصارى جهدهم، وتجنب إعطاء ملاحظات سلبية لزملائك في العمل أو مرؤوسيك بسبب أخطائهم، كما يُنصح بالمحافظة على هدوء أعصابك لسلامتك وسلامة فريقك في العمل.