Sign In
إدارة إجراءات العمل
53
 

​​تعتبر إدارة إجراءات العمل  Business Process Management BPM  فلسفة إدارية تسهم في قياس وإدارة وتحسين إجراءات العمل، بالإضافة لكونها عنصراً معرفياً يقوم على توفير المنفعة للمستفيد، من خلال خطوات تفصيلية أو مراحل أو سلسلة من العمليات التي يشترك فيها مجموعة من الإدارات لتحقيق المنفعة للمستفيد النهائي. فهي إستراتيجية عمل وثقافة متأصلة تركز على الإجراءات التي تتم داخل المنظمة وبين إداراتها من خلال أسلوب عمل يسهم في تقديم أفضل خدمة للعميل بإجراءات موثقة فعالة تترجم في سلسلة منفعة ذات صفة " الكايزن" التحسين المستمر. 

فمن خلال الإجراءات توضع الخطوات للعاملين لاتباعها للقيام بالأعمال التي يشترك فيها الأفراد لتحقيق منفعة، عن طريق ترجمة الخطط والسياسات العامة إلى أسلوب واضح للقيام بالأعمال على أكمل وجه وبدقة وجودة عاليتين. فإجراءات عمل المنظمة تصف نوعية العمل الذي شارك في أدائه مجموعة من الإدارات من خلال سلسلة من الأعمال المنتهية بمنفعة، بحيث تحول المدخلات إلى مخرجات، مروراً بممكنات وموارد مساعدة من خلال الإرشادات التي تصب في سياسات المنظمة. ولكي تكتمل سلسلة المنفعة؛ يجب أن يكون هناك تنسيق بين الوحدات والإدارات المشاركة في انجاز العمل.

ولذلك نجد أنه على المنظمات تحديد إجراءات العمل الخاصة بها وبناء هيكل لإجراءاتها؛ لخلق ميزة تنافسية وإحداث التغيير للمساهمة في خفض التكاليف بطرق عمل جديدة وسريعة لتحسين الكفاءة والفعالية، كذلك تقع على هذه المنظمات مسؤولية النضج الثقافي في تحديد إجراءات العمل بتظافر مثلث النضح الثقافي لإجراءات العمل والذي يتكون من حوكمة المنظمة في إجراءات العمل من توثيق وهيكلة وتحسين وإعادة هندسة الإجراءات، واستعداد المنظمة للتغيير وعمل إجراءات مسؤولة عن تحقيق المنفعة، بالإضافة إلى استعداد الأفراد والإدارات للتعاون لتحقيق سلسلة المنفعة. فلابد من هذه الخطوط الثلاثة لاكتمال مثلث النضج الثقافي والذي على أساسه تنضح المنظمة وتنمو.

وبعدما تحدد المنظمة إجراءات العمل الخاصة بها؛ بإمكانها تحليل الإجراءات لتحديد المشاكل التي تواجهها والبحث عن الفرص القابلة للتحسين. وقد تحتاج أيضا إلى إعادة تصميم الإجراء وتطويره وابتكار طرق جديدة، وقد تكون تقنية تحتاج الى تغيير جذري، وقد تكون تحسينات بسيطة وذلك حسب نوعية الإجراء والخدمة المقدمة وامكانيات المنظمة وغيرها. ولا تعتبر متابعة تنفيذ الإجراءات بمعزل عما سبق؛ بل لابد من قياس أداء الإجراء بناء على مؤشرات الأداء في الإدارات، وكذلك إدارة الإجراء بشكل مستمر؛ لضمان الحصول على المنفعة بما يحقق للمنظمة وللعميل أهدافهم النهائية بالجودة والكفاءة المطلوبة.

ولكي تحصل المنظمة على التغيير المطلوب بشكل مستمر وحيوي، وبسرعة وسهولة تتناسب مع السرعة التي تميز التحول الرقمي الذي نعيشه حالياً؛ لابد من أتمتة الإجراءات، وتحويل إجراءات العمل من إجراءات يدوية إلى إجراءات إلكترونية باستخدام تطبيقات متخصصة في هذا المجال لتسحين أو إعادة هيكلة الإجراء ليصبح فعالية ويوفر الكثير من الهدر على المنظمات. فالخلاصة هي:

مثلث النضح الثقافي= حوكمة + إجراءات موثقة + استعداد الأفراد

التعليقات (0)
أضف تعليق



جميع الحقوق محفوظة: معهد الإدارة العامة